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"PERMUTEO me permet un gain de temps indéniable, une information complète sur le type de poste à pourvoir et une réactivité exceptionnelle des équipes"


Rédigé par Rédaction le Lundi 8 Novembre 2021 à 11:26 | Lu 866 fois


Les établissements de santé sont confrontés à un manque de personnel et à un taux d’absentéisme croissant. Comment pallier ces absences et trouver de nouveaux candidats pour garantir la continuité des soins ? Lancée il y a bientôt quatre ans, la solution PERMUTEO permet aux structures de soins de digitaliser la gestion des remplacements en sollicitant le vivier interne ou externe d’un établissement dès lors qu’un besoin apparaît. Lionel Bauer, Cadre de Santé aux Hôpitaux Universitaires de Strasbourg, nous partage son retour d’expérience sur cette solution déployée dans le service des urgences.



Comment gériez-vous les remplacements avant l’installation de PERMUTEO ?
Lionel Bauer :
Il faut savoir que gérer les remplacements monopolise environ 65% du temps cadre pour être à l’effectif cible. Avant PERMUTEO, j’utilisais à titre personnel les SMS pour joindre et communiquer avec les agents, ce qui était déjà efficace mais encore trop consommateur de temps par rapport à la facilité d’utilisation de l’application.

Comment avez-vous géré les remplacements lors de la dernière crise sanitaire ?
Pendant la crise, nous avons eu un “effet feed back positif”, c’est-à-dire que la situation exceptionnelle a entraîné une mobilisation exceptionnelle des équipes. Même si nous avions moins de problèmes d’absences, PERMUTEO nous a été très utile pour gérer les plannings et assurer la continuité des soins malgré la crise. De plus, la DRH a mis en place un dispositif Covid pendant la crise permettant la rémunération à 100% les heures supplémentaires (avant le dispositif était 50 % payé 50 % récupéré), ce qui a d’autant plus incité les personnels à accepter des remplacements. L’application PERMUTEO, associée aux rémunérations à 100%, était un moyen efficace pour gérer les remplacements !

Quels sont les bénéfices de la solution ?
Le gain de temps récupéré grâce à PERMUTEO est indéniable. Lorsque je crée une demande, je peux ajouter des annotations, ce qui me permet de donner toutes les informations pour le remplacement et d’éviter les allers-retours d’information par téléphone avec les agents. En plus, tout le monde dispose de la même information, on ne laisse aucune place au doute ou à la spéculation.
J’utilise aussi beaucoup le “mode choix” lorsque je fais une demande de remplacement. Il me permet de sélectionner parmi les personnes qui ont postulé et ainsi de répartir de façon équitable les remplacements dans les équipes.

Et pour les soignants ?
Ils ont d’abord été réticents dans l’utilisation de l’application parce qu’ils craignaient d’être tout le temps dérangés mais finalement, ce fut l’inverse ! L’équipe que je gère est composée de personnes plutôt jeunes donc la prise en main de PERMUTEO s’est faite très rapidement. Finalement, j’ai eu très peu de retours négatifs, ils ont vite compris que PERMUTEO allait les aider à gérer leur temps en général sans être intrusif sur leur temps personnel. Aujourd’hui, 85% des agents du service d’urgence sont sur PERMUTEO.
Ce que je trouve également positif, c’est la dynamique de pôle qui s’est mise en place avec PERMUTEO. Comme nous sommes sur plusieurs sites, c’est maintenant plus facile de remplacer d’un site à l’autre et de faire rencontrer les équipes.

- Pour plus d’informations : www.permuteo.fr
 
 






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