Pourquoi avez-vous souhaité renforcer et sécuriser la phase pré-analytique à l’Hôpital Universitaire de Louvain ?
Dr Ann Verdonck : La phase pré-analytique reste l’une des étapes les plus vulnérables du processus de biologie médicale. Les analyses sont aujourd’hui très automatisées et standardisées, tandis que le prélèvement demeure plus hétérogène, avec de nombreux professionnels impliqués, une grande variété de dispositifs et encore plusieurs opérations manuelles. Nous avions déjà informatisé la prescription médicale, mais le prélèvement reposait notamment sur l’étiquetage manuel des tubes. Cela comportait des risques d’erreurs d’identification, d’utilisation d’un tube inapproprié ou d’étiquetage incorrect, mais aussi un manque d’informations concernant l’heure du prélèvement ou le transport. S’y ajoutaient des problèmes pratiques, tels que les pannes d’imprimantes ou les étiquettes égarées. Ces situations pouvaient compromettre la sécurité du patient et mobilisaient beaucoup de temps pour les équipes. Nous voulions donc repenser l’ensemble du processus, au-delà du seul étiquetage, avec des flux mieux contrôlés et entièrement traçables.
Quelle approche avez-vous retenue ?
Nous avons travaillé avec notre partenaire MLS, notamment dans le cadre de son concept breveté « USI Unique Specimen Identifier », fondé sur l’utilisation de dispositifs de prélèvement pré-code-barrés dotés d’identifiants uniques. Notre objectif était de généraliser cette approche à tous les types de prélèvements. Pour les prélèvements sanguins, MLS est le distributeur exclusif en Belgique des tubes pré-codes-barrés de Greiner Bio-One, dont la qualité et la fiabilité sont reconnues. Pour les autres disciplines, certains fabricants référencés par MLS proposent également des dispositifs pré-codés. Lorsque ce n’est pas le cas, MLS peut lui-même apposer un code-barres unique avant la livraison. Nous pouvons ainsi disposer d’une solution globale couvrant la biologie médicale, mais aussi la pathologie, la génétique et les autres disciplines de laboratoire. MLS nous transmet également les identifiants correspondant aux dispositifs livrés, afin que nous puissions les intégrer dans notre environnement numérique.
Concrètement, comment fonctionne aujourd’hui le processus de prélèvement ?
Au moment du prélèvement, le professionnel identifie le patient en scannant son bracelet ou, en ambulatoire, son code-barres. Un système développé en interne ouvre automatiquement le bon dossier et indique les prélèvements à réaliser ainsi que les dispositifs à utiliser. Après le prélèvement, chaque tube ou contenant est immédiatement scanné. Le système établit automatiquement le lien avec le patient et enregistre l’heure du prélèvement. Il contrôle également le dispositif utilisé : si le mauvais tube est présenté, le système le détecte et bloque la validation. Le professionnel est ainsi guidé au moment critique du prélèvement, selon un processus beaucoup plus sûr et mieux traçable. Ce système dédié à la phase pré-analytique est aujourd’hui intégré à notre environnement informatique et relié au dossier médical informatisé (DPI), au système interne de saisie informatisée des prescriptions médicales et au système d’information du laboratoire (SIL). Nous disposons ainsi d’une chaîne d’information cohérente.
Quels bénéfices avez-vous observés depuis la mise en place du processus ?
Le premier bénéfice concerne évidemment la sécurité du patient. Nous ne disposons toutefois pas de données de référence suffisamment précises pour quantifier une diminution des erreurs d’identification. En revanche, les gains opérationnels sont très concrets. Nous n’imprimons plus d’étiquettes, ce qui élimine les incidents liés aux imprimantes et réduit la consommation de fournitures. Le contrôle du dispositif utilisé limite également les erreurs et le gaspillage. Surtout, le laboratoire consacre beaucoup moins de temps à la résolution des anomalies, car une grande partie de ces erreurs est désormais évitée en amont. Nous avons ainsi pris conscience du temps auparavant consacré à leur gestion. La traçabilité constitue un autre bénéfice majeur. Nous savons qui a effectué le prélèvement, à quel moment et avec quel dispositif, et nous pouvons suivre le parcours de l’échantillon. Ces données nous permettent d’identifier les points de blocage, d’analyser les flux et de mettre en œuvre une véritable démarche d’amélioration continue. Le retour sur investissement est encore en cours d’évaluation, mais les bénéfices économiques et environnementaux sont déjà visibles. Le projet contribue ainsi au principe des « 6B » : le bon examen, pour le bon patient, au bon moment, au bon coût, dans le bon contexte clinique et selon la bonne méthode.
Où en êtes-vous aujourd’hui et quels ont été les principaux défis ?
Depuis juillet 2026, le système est déployé dans plus de 95 % de l’établissement, avec un taux d’adhésion supérieur à 95 %. Le principal défi a été davantage organisationnel que technique. Dans un hôpital universitaire aux flux complexes – près de 16 millions d’analyses y ont été réalisées en 2025 – nous avons privilégié un déploiement progressif, en une dizaine d’étapes, après un pilote initial. Pour chaque étape, nous allions sur le terrain afin d’expliquer le projet, de recueillir les retours et d’adapter le dispositif si nécessaire, puis nous accompagnions les équipes au démarrage et évaluions les nouvelles pratiques. La communication, la formation et l’accompagnement du changement ont donc été essentiels. Le projet a d’ailleurs contribué à faire évoluer les pratiques : les professionnels disposent désormais des bonnes informations au moment du prélèvement et comprennent mieux l’importance du respect des procédures. Une fois le déploiement finalisé et consolidé à Louvain, nous souhaitons étendre cette approche à nos sites associés, notamment les hôpitaux de Diest et Kortenberg. À terme, notre ambition est de disposer d’un processus numérique, standardisé et entièrement traçable pour tous les échantillons, toutes les disciplines et tous les sites de notre réseau.
Quel conseil donneriez-vous à un autre établissement souhaitant se lancer dans une telle transformation ?
Il ne faut pas considérer ce projet comme un simple projet informatique ou de codes-barres. Il s’agit surtout d’une prise de conscience : le prélèvement est une étape essentielle du processus total d’analyse. Sa réussite repose sur une démarche structurée, l’implication de toutes les parties prenantes et un accompagnement réel du changement. Les équipes des laboratoires, les soignants, les services informatiques et des achats, la direction ainsi que les partenaires doivent comprendre ce que le projet leur apporte. Lorsque chacun y trouve son bénéfice, une dynamique gagnant-gagnant s’installe et les changements deviennent beaucoup plus durables.
> Plus d'informations sur le site de Greiner Bio-One et de MLS
> Article paru dans Hospitalia #74, édition de septembre 2026, à lire ici
Dr Ann Verdonck : La phase pré-analytique reste l’une des étapes les plus vulnérables du processus de biologie médicale. Les analyses sont aujourd’hui très automatisées et standardisées, tandis que le prélèvement demeure plus hétérogène, avec de nombreux professionnels impliqués, une grande variété de dispositifs et encore plusieurs opérations manuelles. Nous avions déjà informatisé la prescription médicale, mais le prélèvement reposait notamment sur l’étiquetage manuel des tubes. Cela comportait des risques d’erreurs d’identification, d’utilisation d’un tube inapproprié ou d’étiquetage incorrect, mais aussi un manque d’informations concernant l’heure du prélèvement ou le transport. S’y ajoutaient des problèmes pratiques, tels que les pannes d’imprimantes ou les étiquettes égarées. Ces situations pouvaient compromettre la sécurité du patient et mobilisaient beaucoup de temps pour les équipes. Nous voulions donc repenser l’ensemble du processus, au-delà du seul étiquetage, avec des flux mieux contrôlés et entièrement traçables.
Quelle approche avez-vous retenue ?
Nous avons travaillé avec notre partenaire MLS, notamment dans le cadre de son concept breveté « USI Unique Specimen Identifier », fondé sur l’utilisation de dispositifs de prélèvement pré-code-barrés dotés d’identifiants uniques. Notre objectif était de généraliser cette approche à tous les types de prélèvements. Pour les prélèvements sanguins, MLS est le distributeur exclusif en Belgique des tubes pré-codes-barrés de Greiner Bio-One, dont la qualité et la fiabilité sont reconnues. Pour les autres disciplines, certains fabricants référencés par MLS proposent également des dispositifs pré-codés. Lorsque ce n’est pas le cas, MLS peut lui-même apposer un code-barres unique avant la livraison. Nous pouvons ainsi disposer d’une solution globale couvrant la biologie médicale, mais aussi la pathologie, la génétique et les autres disciplines de laboratoire. MLS nous transmet également les identifiants correspondant aux dispositifs livrés, afin que nous puissions les intégrer dans notre environnement numérique.
Concrètement, comment fonctionne aujourd’hui le processus de prélèvement ?
Au moment du prélèvement, le professionnel identifie le patient en scannant son bracelet ou, en ambulatoire, son code-barres. Un système développé en interne ouvre automatiquement le bon dossier et indique les prélèvements à réaliser ainsi que les dispositifs à utiliser. Après le prélèvement, chaque tube ou contenant est immédiatement scanné. Le système établit automatiquement le lien avec le patient et enregistre l’heure du prélèvement. Il contrôle également le dispositif utilisé : si le mauvais tube est présenté, le système le détecte et bloque la validation. Le professionnel est ainsi guidé au moment critique du prélèvement, selon un processus beaucoup plus sûr et mieux traçable. Ce système dédié à la phase pré-analytique est aujourd’hui intégré à notre environnement informatique et relié au dossier médical informatisé (DPI), au système interne de saisie informatisée des prescriptions médicales et au système d’information du laboratoire (SIL). Nous disposons ainsi d’une chaîne d’information cohérente.
Quels bénéfices avez-vous observés depuis la mise en place du processus ?
Le premier bénéfice concerne évidemment la sécurité du patient. Nous ne disposons toutefois pas de données de référence suffisamment précises pour quantifier une diminution des erreurs d’identification. En revanche, les gains opérationnels sont très concrets. Nous n’imprimons plus d’étiquettes, ce qui élimine les incidents liés aux imprimantes et réduit la consommation de fournitures. Le contrôle du dispositif utilisé limite également les erreurs et le gaspillage. Surtout, le laboratoire consacre beaucoup moins de temps à la résolution des anomalies, car une grande partie de ces erreurs est désormais évitée en amont. Nous avons ainsi pris conscience du temps auparavant consacré à leur gestion. La traçabilité constitue un autre bénéfice majeur. Nous savons qui a effectué le prélèvement, à quel moment et avec quel dispositif, et nous pouvons suivre le parcours de l’échantillon. Ces données nous permettent d’identifier les points de blocage, d’analyser les flux et de mettre en œuvre une véritable démarche d’amélioration continue. Le retour sur investissement est encore en cours d’évaluation, mais les bénéfices économiques et environnementaux sont déjà visibles. Le projet contribue ainsi au principe des « 6B » : le bon examen, pour le bon patient, au bon moment, au bon coût, dans le bon contexte clinique et selon la bonne méthode.
Où en êtes-vous aujourd’hui et quels ont été les principaux défis ?
Depuis juillet 2026, le système est déployé dans plus de 95 % de l’établissement, avec un taux d’adhésion supérieur à 95 %. Le principal défi a été davantage organisationnel que technique. Dans un hôpital universitaire aux flux complexes – près de 16 millions d’analyses y ont été réalisées en 2025 – nous avons privilégié un déploiement progressif, en une dizaine d’étapes, après un pilote initial. Pour chaque étape, nous allions sur le terrain afin d’expliquer le projet, de recueillir les retours et d’adapter le dispositif si nécessaire, puis nous accompagnions les équipes au démarrage et évaluions les nouvelles pratiques. La communication, la formation et l’accompagnement du changement ont donc été essentiels. Le projet a d’ailleurs contribué à faire évoluer les pratiques : les professionnels disposent désormais des bonnes informations au moment du prélèvement et comprennent mieux l’importance du respect des procédures. Une fois le déploiement finalisé et consolidé à Louvain, nous souhaitons étendre cette approche à nos sites associés, notamment les hôpitaux de Diest et Kortenberg. À terme, notre ambition est de disposer d’un processus numérique, standardisé et entièrement traçable pour tous les échantillons, toutes les disciplines et tous les sites de notre réseau.
Quel conseil donneriez-vous à un autre établissement souhaitant se lancer dans une telle transformation ?
Il ne faut pas considérer ce projet comme un simple projet informatique ou de codes-barres. Il s’agit surtout d’une prise de conscience : le prélèvement est une étape essentielle du processus total d’analyse. Sa réussite repose sur une démarche structurée, l’implication de toutes les parties prenantes et un accompagnement réel du changement. Les équipes des laboratoires, les soignants, les services informatiques et des achats, la direction ainsi que les partenaires doivent comprendre ce que le projet leur apporte. Lorsque chacun y trouve son bénéfice, une dynamique gagnant-gagnant s’installe et les changements deviennent beaucoup plus durables.
> Plus d'informations sur le site de Greiner Bio-One et de MLS
> Article paru dans Hospitalia #74, édition de septembre 2026, à lire ici
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