Depuis janvier 2023, Vivalto Santé déploie dans ses établissements son « Espace Patient », une application digitale co-construite avec le terrain pour permettre aux patients de préparer sereinement leur séjour, de comprendre chaque étape et de retrouver en un même endroit les informations essentielles à leur parcours de soins. Dans le même temps, elle allège le quotidien des équipes et améliore la qualité de l’accueil. L’application offre une expérience homogène dans l’ensemble des établissements du Groupe.

Afin de préparer leur séjour, les patients accèdent à des fonctionnalités réunies dans un même espace :

• Organiser et personnaliser le séjour, depuis chez soi et à son rythme ou en étant accompagné d’un membre du personnel au sein de l’établissement, grâce à un dossier de préadmission intégrant les souhaits de prestations hôtelières
• Renseigner sa couverture sociale pour un séjour en toute sérénité
• Trouver un praticien et un établissement du Groupe grâce à la recherche en ligne du site de Vivalto Santé
• Recevoir des alertes pratiques par notifications push, e‑mail et SMS (ex : SMS de convocation)
• Etc.

Par ailleurs, parce qu’un parcours efficace reste un parcours inclusif, un numéro dédié permet un accompagnement humain en cas de besoin. "Notre responsabilité est double : prendre soin des équipes et prendre soin des patients. L’Espace Patient est devenu la colonne digitale de Vivalto Santé : il fiabilise les étapes clefs du parcours de soins, rend le séjour plus serein pour chacun et allège la charge administrative des services. La digitalisation dans la santé, lorsqu’elle est conçue comme un outil puissant d’organisation et de coordination, devient un levier stratégique pour mieux organiser les soins, optimiser les parcours et réallouer du temps de personnel vers ce qui fait la qualité de la prise en charge, la relation humaine. Ce progrès repose autant sur la manière de concevoir cette technologie que sur la façon de la déployer : notre Espace Patient est une solution co-construite avec la réalité du terrain, dans l’objectif de renforcer encore davantage la relation de confiance qui unit soignants, personnel administratif et patients", déclare Emmanuel de Geuser, Directeur Général du groupe Vivalto Santé.

Vivalto Santé est l’éditeur de sa propre solution et priorise les développements futurs de modules pour répondre au mieux aux attentes des patients et des évolutions de l’offre de santé. Les données sont hébergées et exploitées par Vivalto Santé dans un environnement certifié HDS (Hébergeur de Données de Santé). La solution est conçue et pilotée par le Groupe, en associant l’expertise des équipes internes et des composants logiciels tiers spécialisés, afin de garantir une expérience utilisateur exigeante et maîtrisée. Cette architecture unifiée rend possible la continuité du dossier quel que soit l’établissement fréquenté et garantit la traçabilité du parcours patient à l’échelle du Groupe.

Côté établissements, un logiciel de back‑office permet de paramétrer l’application selon les spécificités de chaque établissement (livret d’accueil, prestations hôtelières, etc.), de suivre la préadmission digitale, la prise en charge par la mutuelle, d’envoyer des relances et de déverser automatiquement les informations de séjour dans le système d’information hospitalier utilisé par le Groupe. Résultat : les tâches répétitives diminuent, les flux sont mieux anticipés donc maitrisés et l’accueil se recentre sur l’accompagnement des patients. Cette fluidité réduit la charge mentale et le stress liés aux démarches administratives, tant pour les patients que pour le personnel soignant et les équipes d’établissement.

« Être site pilote, c’est avant tout penser aux patients : nous pouvons tester, ajuster et s’assurer que l’outil leur apporte vraiment de la clarté et du confort. Ce projet nous motive, car nous accompagnons l’évolution de l'application avant qu’elle ne soit déployée dans tout le Groupe. C’est une vraie source de challenge pour nos organisations et nos pratiques. Nos équipes ont à cœur de satisfaire les patients et cela les pousse à toujours s’améliorer », affirme Katia Petit, Responsable patientèle aux Hôpitaux Privés Rennais – Cesson-Sévigné.

Dans les établissements équipés de l’Espace Patient depuis plus de 6 mois, plus de 55 % des préadmissions sont désormais réalisées en ligne. Cette progression s’appuie sur un accompagnement de proximité et un dispositif de déploiement livré toutes les trois semaines. Résultat : 20 établissements sont déjà équipés.

Le déploiement s’effectue par territoires : les Hauts‑de‑France et l’Île‑de‑France sont entièrement couverts, la Bretagne arrive à son terme et la Normandie amorce la mise en service, avec une intégration attendue d’ici à la fin de l’année. Les premiers retours confirment l’adhésion des usagers, avec une note moyenne de 4,5 sur l’App Store et sur Google Play.

« Notre responsabilité est d’offrir à chacun un parcours compréhensible et digne, quel que soit leur âge ou leur aisance avec le numérique. L’Espace Patient n’est pas une barrière, mais un trait d’union qui complète l’accueil humain et renforce la relation de confiance. Cette interface est le fil conducteur du parcours du patient : il relie les équipes, éclaire les démarches et libère du temps utile. Notre ambition est de poser un standard d’hospitalité en santé, à la hauteur de la confiance qui nous est faite », souligne Nicolas Bioulou, Directeur des Opérations France du groupe Vivalto Santé.

L’Espace Patient est un chantier vivant et évolutif. Les développements déjà engagés portent, par exemple, sur, l’accessibilité numérique, les questionnaires ambulatoires pré- et post-opératoires, ainsi que sur l’amélioration continue de l’ergonomie et de la maintenance applicative.

Dans quel contexte avez-vous mis en place le portail Yooli ?

Dr Seamy Ayadi : Nous souhaitions refondre nos processus administratifs, où le papier occupait encore une large part. Parfois, ce n’était qu’au moment de l’admission que le patient (re)découvrait les nombreux documents à signer – formulaire de consentement, désignation de la personne de confiance, autorisation d’opérer, consentement transfusionnel… – ce qui générait des pertes de temps conséquentes et se traduisait par une attente souvent longue au bureau des entrées. La mise en place d’un portail numérique s’est imposée naturellement, car elle permettrait de transmettre ces documents dès la consultation d’annonce de l’opérateur. Le patient aurait alors suffisamment de temps pour en prendre connaissance et, le cas échéant, demander des précisions lors de la consultation d’anesthésie ou via la messagerie Yooli. Notre choix s’est en effet rapidement porté sur le portail Yooli, développé par et pour des professionnels de santé et qui nous a été chaudement recommandé par une clinique parisienne.

Comment avez-vous précédé ?

Le déploiement s’est effectué en étroite collaboration avec Yooli, dont l’accompagnement est d’ailleurs d’une qualité exceptionnelle : ses équipes sont faciles à joindre et très réactives, et nous avons pu bénéficier d’un suivi personnalisé opéré par deux interlocuteurs dédiés, qui continuent de nous assister si la situation l’exige. L’ouverture de la préadmission en ligne s’est rapidement traduite par des processus plus fluides : le portail Yooli permet de déposer aisément les pièces demandées, et surtout de signer électriquement les formulaires à fournir avant l’intervention. Ceux-ci sont automatiquement transmis au dossier patient informatisé (DPI), ce qui nous a également permis de supprimer les étapes chronophages du scannage et de l’enregistrement manuel dans le DPI. Le jour J, le patient ne se présente au bureau des entrées que pour la qualification de l’INS et le règlement du reste à charge, ce qui est somme toute assez rapide et participe à l’image de marque de notre établissement.

Justement, quels ont été les bénéfices constatés ?

La simplification du processus d’admission a incontestablement permis d’améliorer les conditions de travail du bureau des accueils : les équipes, comme les patients et leurs proches, sont plus sereins grâce à la réduction des délais d’attente. Les professionnels médico-soignants ne sont pas en reste : il ne leur est plus nécessaire de vérifier individuellement chaque formulaire, tout est tracé dans le portail Yooli. Ils peuvent donc s’assurer de la complétude du dossier d’un coup d’œil, ce qui contribue à la fluidité des organisations. Autre atout de Yooli, et non des moindres : les fonctionnalités proposées vont au-delà de celles d’un portail patient classique. Cette solution permet en effet de créer des parcours de spécialité 100 % paramétrables, couvrant l’ensemble des étapes avant, pendant et après l’hospitalisation. Plusieurs parcours déjà créés et éprouvés par d’autres établissements sont disponibles via le Yooli Store, et nous nous en sommes grandement inspirés pour, à notre tour, créer 9 parcours adaptés à nos spécificités. Les patients ont quant à eux quasi immédiatement adhéré à cette nouvelle organisation, toutes générations confondues : 99 % des patients gèrent désormais leur parcours dans Yooli, et 75 % le terminent. En ce qui nous concerne, ce partenariat est un réel succès !

> Article paru dans Hospitalia #68, édition de février 2025, à lire ici 

> Plus d'informations sur le site de Yooli

Les fonctionnalités de Yooli vont au-delà de celles habituellement proposées dans un portail patient. Pourriez-vous nous en parler ?

Christel Calas : Yooli entend en effet simplifier à la fois le quotidien des patients et celui des professionnels de santé. Il propose, certes, des fonctionnalités classiques comme la préadmission en ligne, mais il permet surtout de gérer les parcours dans leur intégralité, avant, pendant et après l’hospitalisation, quelle que soit la pathologie. La grande force de Yooli réside dans sa dimension 100 % paramétrable : chaque établissement peut créer en toute autonomie autant de parcours qu’il le souhaite, par acte voire par médecin. Il lui suffit de sélectionner les briques dont il a besoin puis de rédiger les contenus associés en lien avec la communauté médico-soignante. Pour lui faciliter la tâche et lui faire gagner du temps, nous avons créé le Yooli Store, sur lequel sont déposés les parcours créés par d’autres établissements et déjà parfaitement opérationnels. Plutôt que de partir d’une page blanche, l’établissement peut s’en inspirer pour les adapter à ses spécificités.

C’est justement une option retenue par la Clinique Rive Gauche de Toulouse.

Florian Bica : Nous avons en effet déployé le portail Yooli début 2022, initialement pour désengorger le bureau des admissions. L’initiative a rencontré un réel succès car, dix-huit mois plus tard, pas moins de 80 % des préadmissions s’effectuaient directement par Yooli ! Nous avons, au départ, mis en place trois circuits généraux proposés par la base Yooli – ambulatoire, hospitalisation, maternité –, ce qui a permis un démarrage rapide. Puis nous nous sommes attelés à créer des circuits de spécialité, en commençant par les flux ambulatoires dont le séquençage est plus simple. Le premier déploiement a porté sur la chirurgie stomatologique. Six semaines plus tard, 58 % des patients concernés effectuaient l’intégralité de ce circuit en ligne. Nous travaillons aujourd’hui sur l’ophtalmologie, tout en apportant les derniers ajustements au parcours Maternité. À chaque fois, le Yooli Store est d’une aide précieuse : la construction d’un parcours hospitalier est en effet sensiblement équivalente d’un établissement à l’autre. Nous pouvons nous inspirer de ce qui a été fait ailleurs, découvrir de nouvelles pratiques et les adapter à nos propres organisations.

Christel Calas : Les parcours disponibles dans le Yooli Store sont en effet parfaitement éprouvés. Or, l’adhésion des patients se joue parfois sur des détails, comme la manière dont les étapes sont organisées. Il est donc utile de pouvoir calquer un circuit qui a déjà fait ses preuves : les bénéfices attendus seront plus rapidement au rendez-vous ! Et, bien que tout ait été pensé pour que chaque établissement puisse construire ses circuits en toute autonomie, les équipes de Yooli peuvent également apporter leur concours, par exemple pour créer de nouvelles interfaces ou de nouvelles icônes. C’est justement le cas de la Clinique Rive Gauche de Toulouse, qui pourra ensuite déverser à son tour ces nouveaux circuits dans le Yooli Store afin que d’autres en bénéficient.

> Plus d'informations sur le site de Yooli

> Article publié dans l'édition de septembre d'Hospitalia à lire ici.
 

Pourriez-vous nous raconter l’histoire de Yooli ?
Olivier Geoffroy : Tout a commencé à la Clinique Pasteur de Toulouse qui, il y a quelques années, a développé un portail patient pour mieux communiquer avec sa patientèle. Face à son succès, la start-up Yooli est née pour pérenniser ce logiciel et en faire bénéficier d'autres structures. Les établissements de santé nous ont réservé un bel accueil, contribuant à hauteur de 2 millions d’euros lors de la levée de fond de 2021. Car Yooli a une particularité forte : le logiciel appartient uniquement à des professionnels de la santé, leur offrant ainsi une maîtrise totale sur un outil pour les échanges avec les patients, les familles et les acteurs de ville. Cette volonté avait présidé à sa création et est encore d’actualité : simple d’utilisation, le portail est dédié aux usagers, qui y trouvent des informations claires et pratiques sur les actes à réaliser et les éléments à fournir avant leur admission. Les établissements ne sont pas en reste : favorisant la refonte des circuits en répondant aux besoins du patient lors de son parcours de soins, Yooli s’insère dans un projet d’établissement structurant et conforme aux attendus de la certification HAS.
 
Vous évoquiez la spécificité de Yooli par rapport à d’autres solutions du marché. Pourriez-vous nous en dire plus ?
Il existe en effet de nombreux portails patients. Mais, excepté Yooli, aucun ne permet la prise en charge de l’ensemble des attentes organisationnelles d’un établissement de santé (préadmission, RAAC, gestion de l’HDJ, article 51, PREMS/PROMS…). Disposer d’un outil unique pour gérer l’ensemble du processus est le seul moyen pour pouvoir s’organiser et suivre l’avancement des parcours patients. À la clinique Pasteur où il a été historiquement implanté, le bureau des entrées a disparu et le centre d’appel vérifie la « carte d’embarquement » des patients, qui se voient proposer un circuit spécifique selon leur pathologie. Yooli permet de dialoguer avec différents interlocuteurs, les patients, leurs proches et les acteurs de ville. Notre portail permet de répondre à tous les besoins à travers une interface unique, multispécialité et multi-établissement. De plus, Yooli est sécurisé, interopérable avec l’ensemble des systèmes d’information déployés dans les établissements. Il est aussi aligné à la stratégie nationale du numérique en santé, et converge vers Mon Espace Santé et ses composantes.
 
Grâce aux sept années de développement au sein de la Clinique Pasteur, Yooli est un outil parfaitement éprouvé en conditions réelles…
Le portail propose déjà plus de 500 circuits associés aux actes de soins, et accessibles à toutes les structures. Avec Christel Calas, co-directeur de Yooli, nous défendons un modèle collaboratif de partage de contenu médical et médico-administratif, afin que chaque établissement puisse bénéficier de l’expérience des autres. Industrialisé, Yooli est à ce jour en production sur plusieurs nouveaux sites et va continuer à s’étendre. Le logiciel a été plébiscité par le MiPih et suite à un appel d’offres, intégré à leur solution Digihosp proposée à ses 670 établissements de santé publics, adhérents.

> Plus d’informations sur le site de Yooli.

Article publié dans l'édition de décembre 2022 d'Hospitalia à lire ici.
 

« La mise en œuvre du portail patient InterSystems TrakCare Personal Community  fait notamment écho aux nouvelles attentes des usagers, très demandeurs d’une modernisation des moyens d’accès au CH d’Avignon, troisième hôpital de la région PACA », explique Michaël De Block, Directeur des systèmes d’information (DSI) du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) du Vaucluse, justement articulé autour de cet établissement de près de 1000 lits et places et desservant un territoire de 560 000 habitants. Parfaitement dans l’air du temps, le projet est également en adéquation avec les exigences des pouvoirs publics, en particulier les domaines prioritaires 6 et 7 du programme HOP’EN – « communiquer et échanger avec ses partenaires » et « mettre à disposition des services en ligne aux usagers et aux patients ». 

Partant de ce double constat, le CH d’Avignon a décidé de se donner les moyens de ses ambitions. Il a commencé par se positionner sur l’axe 7 de HOP’EN, bénéficiant dès lors de subventions conséquentes pour accélérer sa transformation digitale. Puis il s’est rapproché d’InterSystems, un éditeur avec lequel il noue des relations étroites et durables depuis plus de 20 ans avec notamment le déploiement du Dossier Patient Informatisé (DPI) TrakCare  en 2016. « Notre objectif était double : fluidifier les parcours administratifs et renforcer la relation patient-médecin-hôpital. Or ces deux enjeux imposent une intégration forte aux outils métiers, le DPI mais aussi la solution de Gestion Administrative des Malades (GAM) TrakCare Clinicom  pour sécuriser les identités patients, d’autant que nous sommes également en train de mettre en œuvre l’Identité Nationale de Santé (INS), qui représente l’un des services socles du Ségur Numérique », poursuit le DSI. Cette cohérence technique permettra également de préparer le terrain à l’intégration progressive d’autres grands chantiers nationaux, tels que le Dossier Médical Partagé (DMP), les Messageries Sécurisées de Santé (MSSanté) et l’Espace Numérique de Santé (ENS).

Le pari n’est en pas moins audacieux : bien que déjà déployé avec succès dans de nombreux autres pays, le déploiement du portail patient d’InterSystems à Avignon est une première en France. « Nous étions confiants : l’outil a fait ses preuves à l’international et le CH d’Avignon se positionne régulièrement comme établissement pilote sur des projets complexes, comme cela a été le cas dans le cadre du programme SIMPHONIE. InterSystems est un partenaire fiable et volontaire, qui a d’ailleurs aussitôt mobilisé cinq personnes pour le pilotage de ce projet », sourit Michaël De Block. 

Il a d’abord fallu « configurer » l’outil, non tant sur le plan de la langue que sur celui des processus d’accueil administratif des patients et de gestion des parcours de soins. « Les équipes d’InterSystems connaissent bien ces spécificités nationales, puisque notre DPI TrakCare Médical est déjà déployé dans neuf hôpitaux français, et que notre GAM TrakCare Clinicomest française », note Florence Cureau, co-pilote opérationnelle du projet côté InterSystems, et qui a notamment fait le lien entre le CH d’Avignon et les équipes de recherche et développement de l’éditeur. « Être établissement pilote nous a en outre permis de participer aux développements pour co-construire des fonctionnalités sur-mesure, qui pourraient par la suite bénéficier à d’autres hôpitaux. Pour la préadmission ou le dépôt de documents en ligne, par exemple, nous avons notamment demandé que les éléments fournis par l’usager puissent faire l’objet d’une validation manuelle avant d’être visibles dans le DPI. Nous avons également souhaité que le jour J, le médecin soit informé de l’arrivée effective du patient au sein de l’établissement afin qu’il puisse mieux organiser ses consultations », précise le DSI. 

Au CH d’Avignon, InterSystems TrakCare Personal Community s’articule aujourd’hui autour de quatre services administratifs : la prise de rendez-vous en ligne, « synonyme de liberté et de gain de temps pour les patients et qui, directement intégrée au DPI TrakCare, décharge également les secrétariats médicaux d’un accueil téléphonique souvent très chronophage », explique Florence Cureau ; la préadmission en ligne, qui permet notamment au patient de renseigner ou de mettre à jour ses données administratives ; le partage de documents avec le corps médical, par exemple les comptes-rendus d’examens effectués en ville ; et enfin la consultation des factures « grâce à l’intégration avec le module de gestion de la facturation Clinicom » et le règlement du reste à charge « avec renvoi vers le service national de paiement en ligne Tipih », détaille la cheffe de projet. 

Des premiers usages « en cohérence avec la stratégie des pouvoirs publics », note Michaël De Block, mais qui sont voués à s’élargir. Par exemple, le partage des documents médicaux ne se fait pour le moment que du patient vers le médecin. « L’inverse est tout à fait possible d’un point de vue technique mais doit à notre sens être cadré, notamment sur le plan de l’éthique. Comment faire en cas de récidive de cancer ? Laisser l’usager seul face à ses résultats médicaux peut être source d’angoisse… Une réflexion doit être menée ici avec la communauté médicale et soignante », ajoute-t-il. Au-delà de ce cas particulier, les autres applications, comme l’alimentation du DMP et la transmission des données à l’ENS, seront progressivement activées au fur et à mesure de l’avancée des chantiers nationaux. 

L’établissement étudie également d’autres pistes, notamment l’accès au module de télémédecine via le portail d’InterSystems. « Cela est déjà mis en œuvre au Moyen Orient, où la prise de rendez-vous en ligne couvre aussi bien les consultations en présentiel que celles à distance. C’est le cas par exemple au Sultan Qaboos University Hospital d’Oman.Une telle organisation pourrait faire sens pour mieux intégrer la télémédecine au parcours de soins », poursuit le DSI en insistant sur le « grand intérêt » qu’il trouve à porter ce projet en collaboration avec un éditeur international : « Nous pouvons nous nourrir des meilleures pratiques constatées ailleurs pour en faire bénéficier nos professionnels de santé et nos patients ». Et l’expérience du Moyen Orient est loin d’illustrer, à elle seule, le potentiel applicatif du portail InterSystems TrakCare Personal Community.

Florence Cureau évoque par exemple la messagerie sécurisée, « à travers laquelle un patient peut solliciter un avis auprès de l’équipe qui le suit pour limiter l’engorgement des services hospitaliers ». Elle cite également l’exemple de l’hôpital Agostino Gemelli de Rome, où le portail est utilisé pour améliorer la gestion des parcours patients et les plans de traitement des enfants souffrant de maladies chroniques, ou encore du NHS Lothian, en Écosse, qui y a recours pour gérer la programmation des rendez-vous de vaccination Covid sur l’ensemble du territoire. « C’est une solution extrêmement polyvalente qui s’adapte à plusieurs contextes d’utilisation, y compris sur le plan technique. À Avignon, le portail est combiné et interfacé avec le DPI TrakCare. Mais il peut aussi être déployé avec des DPI tiers, ou dans une organisation multi-établissement et multi-DPI », détaille-t-elle. Ce dernier cas de figure a déjà été testé et éprouvé dans les établissements britanniques du Lincolnshire Health and Care (LHAC), ainsi que dans l’hôpital américain Baystate Health, dans le Massachusetts. « Mis en place à l’échelle du GHT du Vaucluse, le portail pourrait dès lors offrir une vision transversale sur les filières de soins, en particulier dans le cadre d’un parcours gradué où un patient sera d’abord pris en charge dans un établissement de proximité, puis si nécessaire par le CH d’Avignon en tant qu’établissement de recours », explique Michaël De Block.

L’établissement se concentre néanmoins, aujourd’hui, sur le déploiement du portail en interne et sur les quatre premiers usages identifiés. « Nous avons choisi de commencer par l’oncologie. C’est un lieu complexe, beaucoup ne l’auraient pas retenu en première intention. Mais c’est aussi un service où les patients sont suivis au long cours, et où le maintien d’un contact avec la communauté médicale et soignante est essentiel », note le DSI. En tout état de cause, le succès est au rendez-vous : un peu plus de deux mois suffisent pour assurer l’intégration du portail aux infrastructures informatiques du Centre Hospitalier. Déployé en oncologie durant l’été 2021, son taux d’acceptation dépasse rapidement les 90 %. « Nous avons été agréablement surpris par cette adhésion importante : les patients ne se contentent pas d’activer ponctuellement leur portail, ils y retournent, commencent à déposer des documents. Nous avons, semble-t-il, visé juste », se réjouit Michaël De Block. 

D’autres services devraient suivre, à commencer par la dermatologie. Le CH d’Avignon compte accélérer la cadence d’ici la fin de l’année, pour une généralisation totale en juin 2022. « Nous pourrons alors connecter le portail aux outils nationaux et accroître ainsi le partage d’informations entre les professionnels de l’hôpital, les usagers, et les autres acteurs sanitaires et médico-sociaux de notre territoire », annonce-t-il. Florence Cureau abonde : « Le portail vise non seulement à renforcer l’autonomie du patient dans la gestion de son parcours, mais aussi à redonner à chacun sa place dans la prise en charge, au-delà des seuls murs de l’hôpital. L’établissement est ainsi plus attractif et mieux ancré dans son territoire de santé ». Et Michaël De Block de conclure : « Le portail d’InterSystems n’est pas seulement un outil dans l’air du temps. Cette solution sécurisée vient aussi redynamiser la relation entre les usagers et les soignants tout en renforçant leur confiance. Elle offre des services fondamentaux et pragmatiques, sans remettre en cause les projets en cours à l’échelle nationale. Le déploiement du portail permet, in fine, de redonner du sens à l’action des pouvoirs publics, avec des bénéfices immédiatement perceptibles par tous ».