L’implémentation d’un SI ACHAT au sein d’un Groupement Hospitalier de Territoire
Service marketing – Pauline Monier – Ordiges
C’est en janvier 2016 que la législation française imposait la création des Groupements Hospitaliers de Territoire pour moderniser le système de santé français et le pousser vers une stratégie de groupe en renforçant le service public hospitalier, tout en respectant l’autonomie des établissements. C’est également dans le cadre de la loi de 2016, que la gestion des systèmes d’information (SI) a été mise en avant comme constitutrice d’un levier central de structuration des GHT. En janvier 2018, et pour faire suite à ces changements structurels, c’est l’intégration de la fonction achat qui s’est ajoutée comme obligation de mutualisation des GHT.
Le fonctionnement des établissement est alors remis en cause, tout comme leur manière de travailler : ce fût notamment le cas du GHT Moselle-Est qui a entrepris l’implémentation d’un outil de SI ACHAT, LiaWeb. Nous vous proposons de revenir sur ce projet.
Le Groupement Hospitalier Territorial de la Moselle-Est est composé de 3 établissements, qui jusqu’en 2018 étaient totalement autonomes dans leur stratégie achat.
Initialement implémenté pour répondre à des obligations légales de la fonction achat, l’outil de SI ACHAT LiaWeb est désormais au cœur de l’organisation achat du GHT.
L’objectif étant alors d’investir dans un outil performant et collaboratif, pour centraliser les achats et en améliorer leur performance, en respectant les pratiques et besoins de chaque partie-prenante de l’organisation achat du GHT.
Initialement implémenté pour répondre à des obligations légales de la fonction achat, l’outil de SI ACHAT LiaWeb est désormais au cœur de l’organisation achat du GHT.
L’objectif étant alors d’investir dans un outil performant et collaboratif, pour centraliser les achats et en améliorer leur performance, en respectant les pratiques et besoins de chaque partie-prenante de l’organisation achat du GHT.
Le contexte
C’est donc en janvier 2018 que le projet LiaWeb est lancé, à l’initiative de Hervé Blanc, Directeur des Achats de Territoire de l’établissement à ce moment-là.
L’organisation achat du GHT est alors totalement bouleversée : un seul pouvoir adjudicateur autonome fixe la stratégie et les projets achats pour l’ensemble des établissements hospitaliers de la structure. Les achats sont mutualisés et homogénéisés au maximum, ce qui implique une certaine position de force auprès des fournisseurs.
Le processus achat devient séquencé et pousse à la spécialisation des professionnels : chacun devient un expert dans sa partie du processus achat.
L’organisation achat du GHT est alors totalement bouleversée : un seul pouvoir adjudicateur autonome fixe la stratégie et les projets achats pour l’ensemble des établissements hospitaliers de la structure. Les achats sont mutualisés et homogénéisés au maximum, ce qui implique une certaine position de force auprès des fournisseurs.
Le processus achat devient séquencé et pousse à la spécialisation des professionnels : chacun devient un expert dans sa partie du processus achat.
Les objectifs
Implémenter un système digitalisé de gestion de l’achat répondait de base à 4 enjeux majeurs pour le GHT Moselle-Est:
Les échanges sont désormais plus structurés et un réel gain de temps est observé.
- Cadrer le processus achat, pour mutualiser les 3 établissements du groupement
- Valoriser les compétences achats, en réfléchissant à des leviers d’optimisation performants
- Outiller la fonction achats, en lui donnant accès à des tableaux de bords, indicateurs et leviers décisionnels
- Centraliser l’organisation achat, en utilisant un outil permettant de faire du « design organisationnel »
Les échanges sont désormais plus structurés et un réel gain de temps est observé.
La conduite de projet
L’implémentation d’un SI ACHAT implique un changement organisationnel fort. Comme tout changement, il implique de revoir ses habitudes, de modifier les pratiques de chacun et de faire comprendre aux futurs utilisateurs les avantages de cette évolution. C’est la conduite du changement, orchestrée par les différents acteurs du projet, qui devient alors une priorité pour une implémentation réussie.
Pour le GHT Moselle-Est, Ordiges, l’éditeur de LiaWeb, a mis en place des sessions de formations, adaptées aux besoins et au niveau de connaissance de chaque utilisateur. Malgré les quelques réticences survenues par certains collaborateurs au début du projet, c’est finalement main dans la main que toute l’équipe s’est démenée pour intégrer le plus rapidement l’outil dans ses pratiques quotidiennes.
Aujourd’hui, les pratiques sont harmonisées entre les différents établissements, et entre les différents acteurs. Cette solution multisite a permis de faire converger les acheteurs et approvisionneurs en leur permettant d’accéder à une base commune de gestion des achats. Alors qu’ils n’avaient pas forcément l’habitude de se côtoyer auparavant, aujourd’hui toute une communauté de professionnels de l’achat est en réseau à travers LiaWeb.
« Au final, c’est un système de partage qui nous permet de dégager de la performance, de créer de la valeur par l’achat, au sein de l’hôpital et au sein du GHT Moselle-Est en général », note Hervé Blanc.
> Pour illustrer les propos des différents acteurs d’un tel projet, Ordiges et le GHT Moselle-Est ont réalisé une vidéo interview des différentes parties-prenantes de cette implémentation.
L’objectif est de comprendre les enjeux achat quotidiens d’un GHT et les différents apports d’un SI ACHAT sur la performance achat d’une organisation.
Ce témoignage fait l’objet d’une vidéo Youtube, que vous pouvez retrouver sur la chaîne d’Ordiges, ou sur le LinkedIn de l’éditeur de logiciels.
Pour le GHT Moselle-Est, Ordiges, l’éditeur de LiaWeb, a mis en place des sessions de formations, adaptées aux besoins et au niveau de connaissance de chaque utilisateur. Malgré les quelques réticences survenues par certains collaborateurs au début du projet, c’est finalement main dans la main que toute l’équipe s’est démenée pour intégrer le plus rapidement l’outil dans ses pratiques quotidiennes.
Aujourd’hui, les pratiques sont harmonisées entre les différents établissements, et entre les différents acteurs. Cette solution multisite a permis de faire converger les acheteurs et approvisionneurs en leur permettant d’accéder à une base commune de gestion des achats. Alors qu’ils n’avaient pas forcément l’habitude de se côtoyer auparavant, aujourd’hui toute une communauté de professionnels de l’achat est en réseau à travers LiaWeb.
« Au final, c’est un système de partage qui nous permet de dégager de la performance, de créer de la valeur par l’achat, au sein de l’hôpital et au sein du GHT Moselle-Est en général », note Hervé Blanc.
> Pour illustrer les propos des différents acteurs d’un tel projet, Ordiges et le GHT Moselle-Est ont réalisé une vidéo interview des différentes parties-prenantes de cette implémentation.
L’objectif est de comprendre les enjeux achat quotidiens d’un GHT et les différents apports d’un SI ACHAT sur la performance achat d’une organisation.
Ce témoignage fait l’objet d’une vidéo Youtube, que vous pouvez retrouver sur la chaîne d’Ordiges, ou sur le LinkedIn de l’éditeur de logiciels.
A propos
Avec 40 années d’expérience, Ordiges est spécialiste de la transformation digitale des achats. L’entreprise développe des solutions logicielles innovantes, collaboratives et adaptables à chaque organisme, pour accroître les performances des organisations.
Fortement présent et impliqué auprès des organismes de santé, Ordiges agit au quotidien pour engager la transformation numérique des systèmes de santé avec différents outils : Ask&Go pour la gestion des achats et de l’approvisionnement, LiaWeb pour la gestion du cycle contractuel et des marchés privés/publics et OfLex pour les achats de gré à gré.
Site web : www.ordiges.fr
Fortement présent et impliqué auprès des organismes de santé, Ordiges agit au quotidien pour engager la transformation numérique des systèmes de santé avec différents outils : Ask&Go pour la gestion des achats et de l’approvisionnement, LiaWeb pour la gestion du cycle contractuel et des marchés privés/publics et OfLex pour les achats de gré à gré.
Site web : www.ordiges.fr