Le dispositif mis en place à Fréjus s’appuie sur une organisation centralisée et décloisonnée, qui permet de combiner l’efficacité des outils numériques avec la souplesse et la réactivité d’opérateurs qui gèrent et coordonnent toutes les demandes de transports. 
 
Les commandes de transport sont désormais saisies dans un logiciel, puis traitées sur un plateau logistique fonctionnant 24/7 avec des opérateurs spécialisés en flux de patients. Ceux-ci orientent les demandes vers les sociétés de transport selon des règles définies avec eux, et avec l’assurance qu’une solution sera toujours apportée. Pour mettre en place cette coordination des transports, piloter l’activité, et actionner les leviers permettant de réaliser des optimisations véritablement efficaces et pérennes, le CHI bénéfice d’un accompagnement par une société spécialisée en mobilité des patients. 
 
« Nous avons choisi la société Santé Mobilité Services (SMS) pour mener cette expérimentation car elle propose une solution innovante qui permet de décloisonner les méthodes de travail. Après un audit, les transporteurs ont participé à plusieurs réunions de concertation afin de mettre en place une organisation adaptée à nos contraintes et à nos spécificités » explique Isabelle Grandchamp, Directrice adjointe du CHI Fréjus Saint Raphael, qui a porté le projet. 
 
« Pas question pour autant de renoncer au libre choix du patient, ni de faire payer les transporteurs. Nos opérateurs contactent systématiquement le transporteur choisi par le patient » précise Anne-Cécile Charil, Responsable de l’offre Optimos (Optimisation de la Mobilité en santé) chez SMS. 

En complément d’une amélioration de l’efficience des soins, l’objectif de cette démarche est d’enrayer la hausse de la dépense de  l’Assurance Maladie et de limiter le taux de recours à l’ambulance en améliorant la disponibilité du transport assis. 
 
« Nous transmettons au CHI de Fréjus des statistiques très détaillées de l’activité transport : nombre de prescriptions, taux d’ambulance, heures de prise en charge, enveloppe de dépense…, c’est plus de 50 ratios qui sont analysés en continu permettant de cibler des actions correctives auprès des services ou des transporteurs concernés. Nous apportons également un éclairage sur ces indicateurs grâce à la diversité des établissements que nous gérons partout en France. En les rapprochant des données fournies par l’Assurance Maladie, c’est ainsi un véritable pilotage de l’activité qui devient possible » explique Anne-Cécile Charil. 
 
L’ARS et la CPAM sont parties prenantes du dispositif et ont la possibilité d’auditer la plateforme ainsi que les conditions d’attribution des transports. 
 
Depuis le mois de juillet, plus de 2200 transports ont déjà été coordonnés par le plateau logistique et près de 25 transporteurs sanitaires ont réalisé les transports de patient, avec à la clé un véritable gain de temps pour les soignants et les patients. Pour les prochains mois, l’établissement s’est engagé à faire des efforts pour lisser ses commandes dans la journée et éviter le pic de 14h ; tandis que les transporteurs vont prévenir systématiquement les équipes en cas de retards de prise en charge.