L’industrie de la santé connaît une véritable révolution dans laquelle la technologie tient une place de choix, notamment pour les entreprises de la MedTech.
 
La pandémie a poussé l’industrie fragmentée de la santé à relever plusieurs défis systémiques, autant liés au maintien des opérations quotidiennes qu’aux exigences réglementaires. Dans ce contexte, la priorité sera donnée dans les mois à venir à la numérisation et la centralisation des contrats pour renforcer l’efficacité et la transparence de l’industrie, tout en limitant les risques et les perturbations dans l’ensemble de l’écosystème. 
 
En effet, la COVID-19 et ses imprévus ont montré que les contrats de santé ont régulièrement besoin d’intégrer de nouvelles conditions et protections, des critères de performance plus stricts et des exigences d’exécution changeantes. Les organismes du secteur ont ainsi besoin de solutions repensant les référentiels de contrats traditionnels pour gérer la performance, extraire des informations exploitables, assurer la conformité, mais aussi être capables de modifier et mettre à jour tout accord de manière agile et fluide. 
 
Ce défi impacte particulièrement les entreprises de la MedTech. L’augmentation des risques, la hausse des coûts des soins de santé et les nouvelles structures de paiement exigent de nouveaux modèles pour les relations commerciales. Cela affecte également la manière dont les accords sont structurés, et amène les décideurs à s’interroger sur l’implémentation d’une technologie intelligente de gestion des contrats.

Le principe d’intelligence contractuelle induit une gestion numérique avancée des contrats qui relie les droits et obligations de tout type d’accords aux processus métiers essentiels. Il garantit ainsi que chacun est conforme aux politiques de l’entreprise et que ses engagements soient respectés, que les nouvelles conditions déclenchent dynamiquement les actions appropriées, que les éléments clés soient disponibles en temps réel, et que chaque information rende le système de plus en plus intelligent et rapide dans son exécution. 

Pour la MedTech, ces modèles sont synonymes d’une évolution vers des contrats plus pérennes, des conditions tarifaires dynamiques configurables dans le temps, ainsi que des relations partenaires complexes mieux gérées. Si les organismes de santé ont pour habitude d’acheter directement des équipements médicaux, la tendance de la location et du modèle As-a-Service se développe. En parallèle, les changements réglementaires favorisent les soins basés sur la valeur et renforcent le lien entre l’approvisionnement, l’achat et les résultats. Ceux-ci obligent les entreprises de la MedTech à s’adapter avec un niveau supplémentaire de complexité au niveau de la gestion des contrats. Elles doivent en effet respecter les fondamentaux réglementaires et commerciaux existants et s’adapter aux exigences changeantes, rendant in fine les contrats plus difficiles à gérer et à suivre que jamais.

Dans ce contexte, les méthodes manuelles de gestion de contrat ne sont plus adaptées. Les entreprises risquent en effet de fixer des conditions moins optimales voire de fragiliser leur rentabilité, faute de l’exécution contrôlée de certains accords. Pire encore, elles peuvent ne même pas connaître la qualité de leurs contrats puisque leur visibilité sur les données et les termes du document n’est pas optimisée et complexifie alors les prévisions sur le long terme !

La pression de l’accumulation de ces défis se fait ressentir dans un environnement actuel de forte compétition et de marges de plus en plus serrées. Les entreprises MedTech ne doivent donc pas se contenter de les relever, mais de les devancer.

En transformant les informations contractuelles non structurées en données structurées prêtes à être intégrées dans les autres systèmes métiers tels que CRM, CPQ et ERP, les entreprises de la MedTech peuvent les utiliser pour définir les termes d’un contrat, configurer la tarification, mettre en place des remises et définir les bonnes incitations pour chaque accord. L’intention est alors toujours préservée et une fois le contrat exécuté, l’intégration au système permet aux gestionnaires de s’assurer le respect de l’intention du contrat dans la pratique.

Cette approche de gestion proactive comprend :

• la bonne fourniture des produits et des remises
• les paiements intermédiaires (GPOs/PBMs)
• le respect des prix
• les conditions de livraison
• les honoraires pour les experts tiers.

Quelle que soit la complexité d’un contrat, l’intelligence fournie par un logiciel spécialisé permet de s’assurer de son exécution en apportant le maximum de fluidité et de qualité. À plus grande échelle, l’intelligence contractuelle peut fournir des informations dynamiques sur les conditions, les obligations et les risques, ainsi que sur les relations entre les organisations, les personnes, les zones géographiques et les réglementations. Grâce à cela, les entreprises peuvent améliorer les procédures de négociation et augmenter les performances des contrats, aujourd’hui et dans l’avenir.
 
Les contrats sont désormais au cœur des business models des MedTechs. En intégrant l’intelligence contractuelle, celles-ci peuvent transformer leurs accords en véritable atout stratégique et garder ainsi une longueur d’avance sur leurs concurrents. 

La crise sanitaire que nous traversons actuellement bouleverse profondément l’ensemble des économies mondiales et nationales, dont celles de la France et de ses voisins européens. Parmi ceux qui travaillent le plus dur pour en minimiser l’impact figurent les professionnels de santé qui font face à une pression sans précédent aussi bien de la part de l’opinion publique que de la demande urgente de matériel médical et d’équipements de protection. Et leur disponibilité n’est pas le seul défi puisqu’il faut également les commander et s'assurer du suivi auprès de fournisseurs, souvent nouveaux. Cela demande concrètement de respecter les formalités et d’éviter les violations involontaires des réglementations. 

Bien que les achats dans le secteur de la santé soient majoritairement basés sur des relations commerciales fiables et en place depuis des années avec les fabricants ou leurs intermédiaires, des changements radicaux dus au caractère imprévisible de la crise sont venus chambouler ces procédures. En effet, un grand nombre de produits spécifiques, tels que des masques, des blouses et des gants jetables, ont dû être commandés rapidement et en grande quantité. 

Les fournisseurs existants n’étaient en effet pas toujours en mesure de livrer les quantités demandées, ce qui a forcé les organismes de santé à se tourner vers de nouveaux partenaires. Cela a alors demandé d’identifier de nouveaux fournisseurs fiables, puis de conclure des contrats dans un délai parfois très court. Outre la pression du temps, la combinaison de tous ces facteurs a multiplié les risques et a même souvent mené à l’abandon des procédures d’intégration de nouveaux fournisseurs.  

Les procédures de rédaction de nouveaux contrats, souvent considérées comme risquées, offriraient pourtant aussi le plus grand potentiel d’optimisation. Les pratiques contractuelles traditionnelles sont encore déployées dans de nombreuses entreprises et demandent donc de vérifier les informations tierces manuellement, de longues négociations et des contrats rédigés individuellement. Cela signifie que beaucoup de ressources sont mobilisées alors que le temps est le premier facteur de réussite dans la lutte contre la pandémie. 

Alors, comment limiter la perte de temps sans compromettre la qualité, les délais de livraison et, bien sûr, sans affecter négativement la relation avec le fournisseur ? 

Il faut comprendre que la gestion du cycle de vie des contrats n'est pas seulement liée à la stratégie numérique de l’entreprise, mais doit être une partie intégrante des processus métier. 

Pour toutes les entreprises : chaque nouvelle relation commerciale, qu'elle concerne un nouveau fournisseur, client ou employé, est basée sur des contrats. Ceux-ci définissent les droits, les obligations, les paramètres de paiement et de livraison et autres niveaux d’accord, si nécessaire. Dans le cadre d'une gestion intelligente des contrats, ces éléments sont liés à des solutions CRM et ERP qui permettent de les intégrer directement dans les processus opérationnels, et que toutes les parties contractantes puissent ainsi respecter plus facilement leurs obligations. La mise en conformité est également plus facile pour l'ensemble de l'entreprise, car les réglementations légales sont intégrées dans les processus. Cet aspect est particulièrement important dans le secteur de santé.

Les acheteurs ont alors un accès direct aux clauses contractuelles pertinentes dans tous les domaines, qu'il s'agisse des barèmes de remise, des délais de livraison ou du contrôle qualité, entre autres. Différents contrats peuvent aussi être comparés entre eux de manière intelligente et la collaboration avec le service juridique est également optimisée pour fournir des modèles de contrats optimaux. L’équipe en charge des achats peut ainsi transmettre un contrat conforme au nouveau fournisseur en un clic.

La gestion intelligente et numérique des contrats signifie également plus de transparence et de sécurité applicables à d’autres aspects comme celui de l’administratif de l'entreprise, avec un accès plus rapide au contenu du contrat, ainsi qu’aux chiffres clés associés. Ceux-ci peuvent être affichés dans des tableaux de bord, qui peuvent également être adaptés aux besoins du client. Par conséquent, les processus liés aux contrats de l’entreprise peuvent être digitalisés, ce qui les rend nettement plus efficaces. 
 
Toutes les parties prenantes, et pas seulement les responsables des achats, ont accès à ces documents et sont ainsi impliquées dans le processus de passation des accords. L'avantage le plus important dans la situation actuelle - outre le respect de la conformité - est le temps gagné entre le premier contact avec un nouveau fournisseur et la finalisation du contrat. Et nous le savons, dans une pandémie comme celle que nous traversons actuellement, le temps est précieux.