Avec ce projet, le Groupe Softway Medical confirme sa volonté de couvrir l’ensemble des métiers et des besoins numériques stratégiques des établissements de santé, y compris les fonctions logistiques, dans un contexte de transformation profonde des organisations hospitalières.

« En prenant à notre charge l’intégralité de l’investissement R&D, nous investissons sans faire porter le risque aux établissements. Les jalons du projet sont déjà établis et le périmètre d’exécution est clair ; notre capacité d’industrialisation et l’expertise de nos équipes déjà à l’œuvre depuis plusieurs mois. », indique Sherley BROTHIER, CPTO Groupe Softway Medical.

Le projet WMS s’appuie sur l’expérience reconnue de Newac, spécialiste de la logistique hospitalière intégré à Softway Medical qui compte plus de 850 établissements de santé clients actifs dont 120 GHT en France. Loin d’un développement ex-nihilo, cette expertise constitue un socle solide pour concevoir un outil métier en prise directe avec les réalités du terrain. Une équipe dédiée, composée d’experts de la logistique hospitalière est d’ores et déjà mobilisée et sera renforcée d’ici fin 2026.

Dès cette année, deux établissements pilotes – un CHU et un CH - seront associés en tant que co-concepteurs afin de valider les étapes clés du développement en conditions réelles.

Le WMS du Groupe Softway Medical couvrira le socle fonctionnel attendu d’un outil de gestion d’entrepôt mais se distinguera notamment sur ses capacités à :
- Répondre à la transformation des établissements avec le pilotage des stockeurs rotatifs ;
- Optimiser la gestion des stocks et anticiper les facteurs externes (ruptures de stocks, incidents fournisseurs, etc.) grâce à des préconisations de commandes intelligentes ;
- Donner de la flexibilité aux équipes et davantage de fluidité en intégrant la mobilité ;
- Exploiter et capitaliser sur la donnée recueillie dans le WMS pour mieux piloter l’activité.

Si la solution sera disponible en stand-alone, les établissements déjà équipés d’Hopital Manager profiteront d’une expérience unique grâce aux synergies natives entre le WMS et les solutions du groupe. Éditeur, intégrateur et hébergeur de données de santé, Softway Medical couvrira ainsi l’intégralité du parcours de soin et de permettre aux établissements d’avoir un interlocuteur unique.

Classé parmi les 10 meilleurs hôpitaux de France selon le magazine Le Point (Palmarès 2015), cet établissement hospitalier fait aujourd’hui évoluer sa logistique. L’optimisation des approvisionnements est devenue une priorité pour de nombreux établissements en quête d’un meilleur taux de service. Afin de canaliser au mieux ses flux et rationaliser les ressources, le CHU de Rennes a complètement repensé son système de commandes de produits hôteliers pour répondre au mieux aux attentes des utilisateurs.
 
« Nous avons fait le choix de KLS car Gildas Hospilog est une solution éprouvée et largement déployée. Le paramétrage est intuitif et l’ergonomie est en parfaite adéquation avec les attentes des unités de soins et de la plateforme ce qui, à nos yeux, sont des points essentiels pour susciter l’adhésion puisque que la solution va être utilisée à terme par plus d’un millier d’agents », confie l’équipe informatique et logistique en charge du projet.

Sur une surface de 2 700 m2, la plateforme logistique draine près de 165 000 lignes de commandes et 38 000 livraisons par an.
 

Interfacé avec l’ERP Magh 2, Gildas Hospilog assurera le traitement des différentes demandes de l’ensemble des unités fonctionnelles via le module Web E-Order. Cette organisation permet une traçabilité de l’ensemble des produits et des différents intervenants de la Supply Chain. Les échanges sont davantage sécurisés et plus fluides.
 
« Cette mutation s’inscrit également dans une volonté de dématérialisation des échanges de données tant interne à l’établissement (clients de la plate-forme (UF) avec la demande de service) qu’externe (depuis et vers les fournisseurs). L’idée majeure est de redonner du temps aux soignants, l’accès aux différentes statistiques au sein du logiciel WMS va faciliter l’analyse des activités et donner un nouveau souffle aux différents services », indique la Direction Logistique.
 
L’application sera opérationnelle dès le printemps 2016.

L’extension et la restructuration du plateau technique des blocs opératoires du CHRU de Montpellier sur le site de Lapeyronie a conduit l’établissement à revoir ses pratiques soignantes en place. Cette immersion d’un nouveau genre pour la famille des WMS est de plus en plus courante face à la complexité croissante des flux logistiques. Les blocs opératoires sont un des centres névralgiques de l’hôpital où la disponibilité des ressources est critique pour le bon fonctionnement des activités.
 
Sur une surface de 3 050 m2 sont installés 18 salles d’opérations, une salle de soins post-interventionnelle, une plateforme centralisée avec 11 stockeurs automatisés et différentes réserves.
Le logiciel Gildas Hospilog assure ainsi la traçabilité des produits de la stérilisation aux blocs opératoires. Les éléments stockés dans les armoires automatisées sont des plateaux d’instrumentation (Dispositifs Médicaux Réutilisables) de différentes spécialités avec des contraintes diverses : taille, emballage... Chaque intervention nécessite la création d’un kit nomenclaturé et paramétré informatiquement.

Opérationnel depuis octobre 2014, la mise en place du WMS offre de nombreux avantages : un meilleur stockage et une sécurisation des produits, une gestion optimisée des péremptions mais également une réactivité plus accentuée.
 
En effet, Gildas Hospilog permet d’effectuer des demandes express au sein du bloc opératoire. « L’arrivée d’un logiciel WMS a bousculé nos pratiques puisqu’il est nécessaire d’appréhender l’esprit logistique pour l’adapter aux pratiques soignantes. Ce projet exige une implication importante des équipes et un accompagnement continu pour changer les mentalités et mener à bien un tel projet. L’installation des stockeurs demande une collaboration étroite avec la société KLS, la société Kardex, le service informatique, le service des achats, les travaux et le service de stérilisation. Tous ces partenaires sont indissociables du projet », confient Dominique Peyremorte, cadre supérieure de santé du bloc Lapeyronie et Laetitia Liauzu, référente IBODE du projet stockeur.
 
Autant d’initiatives qui attestent de la vitalité et de l’importance croissante de la logistique dans un secteur hospitalier en pleine mutation. Pour en savoir plus : www.kls-logistic.fr