Le pôle « Information Médicale Évaluation Performance » des HCS (pôle IMEP) a pour but d’être une réponse aux problématiques actuelles liées à la production, à l’évaluation, au pilotage et à l’analyse de l’information hospitalière. Le pôle IMEP se positionne comme référent en matière d’évaluation et de performance hospitalière grâce à un périmètre d’expertise et de compétence plus large associant médecins, cadres administratifs de pôle et contrôle de gestion.
 
Les équipes du pôle sont encadrées par 3 médecins DIM (le Dr Duffet Jean Pierre, le Dr Laplanche David (chef de pôle), et le Dr Sanchez Stéphane reprend les missions définies par la Société Française de l’Information Médicale à savoir : l’organisation de la production, de l’évaluation de la qualité et de la transmission des données médicales en lien étroit avec la chaîne de facturation ; la conception et contribution au développement du système d’information administratif et clinique, la gestion de la confidentialité et contribution à la politique de sécurité et à la gestion des archives médicales ; le pilotage médico-économique et la conception et/ou contribution aux travaux de recherche clinique, épidémiologique, informatique de santé et médico- économique.
 
Les différents sites se sont déjà rapprochés dans le cadre des réunions de pôle territoriales. L’objectif de ces réunions est d’apporter un soutien aux équipes (attitudes de codage, éléments réglementaires) tout en travaillant sur le déploiement d’un outil commun de codage et de pilotage médico-économique à l’échelon des HCS (la solution retenue est CORA PMSI et la suite AMEDIM).

Le pôle « Évaluation, Sécurité-Qualité des Soins » des HCS (pôle ESQS) a pour vocation de regrouper les fonctions supports impliquées dans l’évaluation, la sécurité et la qualité des soins et des prises en charge. Il répond à une volonté commune d’offrir des soins sécurisés et de qualité pour les patients du périmètre des HCS. La première équipe de territoire mise en place est le service qualité- gestion des risques regroupant les huit professionnels métiers des cinq établissements membres des HCS.
 
Il est dirigé par le Coordonnateur de la Gestion des Risques Associés aux Soins, fonction également commune. Sept autres centres d’activité à partager sont concernés et en cours d’organisation : les vigilances sanitaires et apparentées, la sécurisation de la prise en charge médicamenteuse, la gestion du risque infectieux, le bon usage des antibiotiques, la radioprotection des patients et celle des travailleurs/du public/de l’environnement et la recherche clinque/recherche en soins.
 
Le pilotage du pôle est basé sur la complémentarité autour d’un praticien hospitalier, chef de pôle (Mme le Dr. Corinne Lejeune-Fremond), d’un ingénieur, adjoint administratif (Mme Marie-Jeanne Olivo) et d’un cadre supérieur de santé, adjoint soignant (Mme Nathalie Chevallot-Davesne). Chaque établissement membre des HCS dispose d’un correspondant local.

Dans ce rapport commun, les présidents des cinq Conférences dressent sept constats partagés par l’ensemble des acteurs hospitaliers sur le fonctionnement actuel des pôles dans les établissements publics de santé. À partir de ces constats, ils ont soumis à la ministre dix-neuf propositions d’évolutions pour en améliorer le fonctionnement et ainsi parachever la mise en œuvre de cette modalité de gouvernance hospitalière.
 
Les auteurs « se félicitent de la remise d’un rapport commun sur ce sujet fondamental » pour le fonctionnement des établissements hospitaliers, et témoignent de « la qualité et de la richesse des échanges qui ont eu lieu entre l’ensemble des acteurs dans le cadre de la mission confiée par la Ministre, et de leur capacité, une nouvelle fois démontrée, à unir leurs forces pour améliorer le fonctionnement de l’hôpital ».
 
Ils appellent de leurs vœux la mise en œuvre rapide des dix-neuf propositions remises à la ministre. Ils  insistent toutefois, après que la future loi les aura précisées, sur la nécessité de « ne pas encadrer ces évolutions par la formalisation trop stricte de la réglementation ».
 

En premier lieu, les cinq Conférences Hospitalières ont dressé le bilan du fonctionnement des pôles dans les établissements publics de santé, autour de sept constats partagés par l’ensemble des acteurs.
 
Ainsi, il apparaît que les établissements publics ont généralisé l’organisation en pôles, selon des modalités qui semblent « pertinentes dans la majorité d’entre eux ». Ils ont également développé la contractualisation avec les pôles, dont le contenu est toutefois variable, notamment sur les délégations de gestion et l’intéressement. Les conférences constatent en outre une adaptation des équipes de direction à l’organisation polaire, tout en soulignant que « les moyens dont disposent les pôles pour le suivi de leur gestion sont hétérogènes ».

Trois points majeurs sont toutefois apparus aux conférences comme devant faire l’objet d’un approfondissement : le rôle des présidents de CME dans la nomination des chefs de pôles et la signature des contrats de pôles, la concertation et la consultation internes aux pôles, et la formation des chefs de pôles.
 
Enfin, toujours au titre des constats, les présidents des Conférences soulignent « l’efficacité de l’action conjointe des chefs d’établissement, des présidents de CME et des instances pour maintenir une cohérence et une stratégie institutionnelles ». 

Sur la base des sept constats dressés dans la première partie du rapport, les présidents des Conférences ont formulé dix-neuf propositions visant à approfondir encore la place des pôles dans la gouvernance hospitalière et à améliorer leur fonctionnement.
 
Ainsi, après avoir souligné leur « attachement » au principe de l’organisation en pôles, ils conseillent à la ministre de renforcer la liberté de les organiser, réfutant l’idée d’une réglementation nouvelle et renvoyant, dans ce cadre, au règlement intérieur de chaque établissement, ainsi qu’à une charte d’organisation des pôles, que chaque hôpital pourrait être incité à élaborer.
 
Sur la constitution des pôles, les Conférences appellent à « conforter la logique médicale – et hospitalo-universitaire dans les CHRU » qui doit, selon elles, demeurer le « fondement » de l’organisation en pôles. Elles souhaitent également « renforcer la cohérence » entre l’organisation en pôles et l’organisation territoriale, afin d’optimiser la lisibilité du parcours du patient et de mieux prendre en compte les coopérations et complémentarités inter-établissements, auxquelles les pôles participent activement. 

Les présidents des Conférences appellent également à adapter l’organisation en pôles à la taille et à la spécificité des établissements, tout en réaffirmant la place des services, dont ils souhaitent que la nomination des responsables soit proposée conjointement au chef d’établissement par le président de la CME et le chef de pôle.
 
Sur le fonctionnement des pôles, les auteurs du rapport souhaitent systématiser et généraliser les projets de pôles, les contrats de pôles et les délégations de gestion, les évaluer et les actualiser régulièrement. Ces outils apparaissent en effet « nécessaires pour le bon fonctionnement des pôles » ; or, ils ne sont pas déployés de manière uniforme dans l’ensemble des établissements, de même que les outils de pilotage dont disposent les pôles pour le suivi de leur gestion (tableaux de bord, comptes de résultats analytiques, indicateurs par pôles, etc.).
 
En outre, les présidents des Conférences appellent à renforcer le management participatif au sein des pôles, en favorisant le droit d’expression directe et le dialogue de gestion dans les pôles. Cette recommandation pourrait passer par la mise en place systématique de réunions de concertation au sein des pôles et par l’inscription, dans le projet social, d’axes spécifiques à cet objectif. Les Conférences préconisent également qu’un bilan annuel de l’exercice du droit d’expression dans les pôles soit élaboré et soumis aux instances, et que le bilan social prévoie des indicateurs relatifs à ce sujet. La formation des chefs de pôles devra être renforcée sur cette thématique du management participatif, que les conférences préconisent également d’inscrire dans les référentiels et le manuel de certification de la Haute Autorité de Santé.

Sur le pilotage des pôles, les présidents des conférences se sont accordés sur le nécessaire renforcement de l’implication des présidents de CME dans la nomination des chefs de pôles, par l’apposition de leur visa sur les décisions de nomination. Ce visa témoignerait de l’engagement conjoint du président de la CME dans le processus de nomination et, dès lors, de la solidarité de la gouvernance dans une décision de nature institutionnelle. Ils recommandent également de maintenir une nomination des chefs de pôles pour 4 ans, en limitant à un mandat partiel la nomination intermédiaire éventuelle (fin du mandat initial), et de maintenir l’incompatibilité entre les fonctions de président de CME et celles de chef de pôle, en raison de « possible conflits d’intérêts ».
 
Toujours au titre du pilotage des pôles, ils appellent à mieux prendre en compte l’investissement des chefs de pôles dans leur mission, en contractualisant un dispositif de compensation du temps qu’ils y consacrent. À ce titre, la détermination du niveau de compensation relèverait de chacun des établissements afin de tenir compte de leurs spécificités propres ; les conférences recommandent toutefois de « compenser ces missions à hauteur d’un minimum de 15% de leur temps ». 

Les présidents des Conférences proposent également que les contrats de pôles soient co-signés par le directeur de l’établissement et le président de la CME, au titre des orientations en lien avec le projet médical et, dans les CHRU, visés par les doyens des facultés concernées (médecine, pharmacie, odontologie), au titre de l’enseignement supérieur et de la recherche. Ils souhaitent que les contrats incluent, de manière systématique, des objectifs en terme de qualité et de sécurité des soins, de qualité des organisations, d’expression des personnels et, dans les établissements concernés, des objectifs de production de recherche.
 
Enfin, ils recommandent d’adapter et d’approfondir les programmes de formation des chefs de pôles, en leur permettant de valider, par ce biais, leurs obligations annuelles de développement professionnel continu. Ils préconisent également de former les responsables d’unité, de service ou de département au sein des pôles, afin de leur permettre de mieux appréhender leur rôle, les moyens et les délégations dont ils disposent pour agir.

Les présidents des cinq conférences se félicitent  du « consensus » trouvé sur l’ensemble de ces sujets, et notamment sur les modalités de nomination des chefs de pôles et de pilotage des pôles. Ils témoignent de « la richesse des échanges au sein de la mission, et surtout de l’esprit de responsabilité de tous les acteurs », ainsi que de leur « souhait de s’accorder » sur les décisions institutionnelles fondamentales à la mise en œuvre efficace de la gouvernance hospitalière.
 
Philippe Domy et le Professeur Guy Moulin pour les Centres Hospitaliers Régionaux et Universitaires, Denis Frechou et les Docteurs Frédéric Martineau et Christian Muller pour les Centres Hospitaliers généraux et spécialisés, témoignent de « l’intérêt porté par la Ministre aux attentes des acteurs de terrain », confrontés au quotidien à la gouvernance issue de l’organisation des établissements en pôles.