Dans quel contexte avez-vous retenu les solutions d’Anticyclone ?
Sylvie Cassauba : Nous utilisions déjà, pour la production des comptes-rendus, la solution de dictée numérique mise au point par Anticyclone : les praticiens de l’Institut Bergonié y accédaient à partir du Dossier Patient Informatisé (DPI), puis les secrétaires médicales récupéraient les fichiers audio pour les retranscrire et remettre le texte en forme. En 2016, la direction a souhaité compléter cet outil par une solution de reconnaissance vocale, afin que les secrétariats consacrent moins de temps à la frappe – une tâche somme toute chronophage et sans véritable valeur ajoutée. Nous avons donc testé une solution déjà déployée dans deux autres CLCC, et pour laquelle nous avions des retours positifs. Associant un chirurgien, un radiothérapeute et un oncologue, ce premier essai n’a toutefois pas été concluant. Nous nous sommes alors tournés vers Anticyclone, notre partenaire historique. Testée dans les mêmes conditions et par les mêmes utilisateurs que le pilote précédent, sa solution a rapidement été validée. Les praticiens ont en effet estimé que cet outil, constitué du workflow de dictée numérique Dic’T et du moteur de reconnaissance vocale médicale SpeechMagic, était en meilleure adéquation avec leurs besoins. Sa prise en main était en outre facilitée puisqu’ils sont déjà familiarisés avec son interface. 

Vous avez donc souhaité généraliser cette solution à l’ensemble des praticiens de l’Institut.
Nous avons choisi de procéder par spécialités, afin de déployer successivement les différents dictionnaires médicaux intégrés dans le moteur de reconnaissance vocale. La solution d’Anticyclone a ainsi été mise en place d’abord pour les chirurgiens, puis les radiothérapeutes et les oncologues du sein. Nous la déployons actuellement auprès des autres spécialités telles que l’hématologie, la pneumologie, l’uro-oncologie et l’anesthésie avant de couvrir l’anapathologie et, éventuellement, les psychologues et les assistantes sociales. Les utilisateurs, médecins comme secrétaires, sont formés par les équipes d’Anticyclone au fur et à mesure du déploiement : leur expertise nous a en effet semblé précieuse pour assurer le succès de ce projet stratégique. D’autant qu’ils connaissent bien leur produit et leur public, et savent se rendre disponibles pour répondre au mieux aux attentes des utilisateurs.
 
Quelle organisation avez-vous retenu pour la production des comptes-rendus médicaux ?
Nous souhaitions perturber le moins possible les habitudes de travail des médecins, et avons donc choisi de conserver l’organisation déjà en place pour la dictée numérique. Plus concrètement, la solution d’Anticyclone est directement accessible par appel contextuel via le DPI. Le médecin sélectionne un modèle documentaire, dont certains champs sont immédiatement pré-remplis à partir des données du DPI. Il peut alors dicter son compte-rendu et voir le texte s’afficher au fur et à mesure par reconnaissance vocale. Il n’y apporte toutefois aucune correction. C’est ensuite la secrétaire médicale qui, à partir du logiciel d’Anticyclone, relit le document en écoutant simultanément le fichier audio associé. Elle peut dès lors y apporter les corrections nécessaires, avant de le retransmettre au praticien pour validation puis l’intégrer au DPI. Nous devrons prochainement automatiser cette dernière étape. Les comptes-rendus validés sur le logiciel d’Anticyclone seront alors directement injectés par flux normé dans le DPI concerné.

Comment cette organisation a-t-elle été accueillie par les utilisateurs ?
Pour les médecins, la mise en place de la reconnaissance vocale n’a pas eu d’impact majeur, si ce n’est qu’ils ont dû légèrement adapter leurs habitudes de dictée afin d’intégrer quelques mots-clés – il leur faut par exemple dire « insérer le nom du patient » plutôt que de le citer eux-mêmes. Ils l’ont donc rapidement adoptée. Côté secrétaires, les quelques appréhensions de départ ont vite été levées lorsqu’elles se sont rendues compte du gain de temps apporté par la reconnaissance vocale. D’autant qu’il s’agit d’une démarche vertueuse : la création de l’empreinte vocale de chaque médecin dépend du travail des secrétaires. Basé sur un moteur intelligent, le système s’améliore au fur et à mesure des corrections. Donc si, durant les premières semaines, ces corrections sont convenablement réalisées, le taux de reconnaissance se précise et les secrétaires voient leur charge de travail progressivement diminuer. Des bénéfices rapidement perceptibles, qui facilitent sensiblement leur adhésion. Cette technologie, qui était à l’origine voulue par la direction générale, est désormais réclamée par les praticiens et les secrétaires médicales qui n’en bénéficient pas encore. Il s’agit là d’un bon indicateur quant à son acceptation par le terrain. Même ceux qui étaient les plus réfractaires au départ sont aujourd’hui convaincus !
 
Quels sont à votre sens les principaux atouts de la solution d’Anticyclone ?
D’abord l’évolutivité des dictionnaires médicaux de spécialités, régulièrement enrichis par les équipes d’Anticyclone à partir des termes utilisés par nos praticiens mais non reconnus par le moteur de reconnaissance vocale. Il s’agit d’ailleurs un atout qu’Anticyclone cultive, à juste titre, en mobilisant ses forces vives pour que ses clients n’aient pas à effectuer ces mises à jour eux-mêmes. Une autre force a trait à la qualité des formations proposées aux utilisateurs, et à la grande disponibilité des équipes Anticyclone qui ont su s’adapter aux exigences de chacun. Une piqûre de rappel est systématiquement effectuée un mois après chaque déploiement : les formateurs reviennent dans les services concernés et réajustent au besoin les pratiques par rapport à la réalité du terrain. Pour résumer, Anticyclone propose une solution à la fois techniquement aboutie et portée par des équipes investies et réactives. Nous avons trouvé là un très bon partenaire !

À rencontrer sur la Paris Healthcare Week, stand L 38

Plus d'informations : http://anticyclone.info

Interview publiée dans le numéro 39 d'Hospitalia, à consulter en intégralité ici.