Dans quel contexte avez-vous retenu les solutions d’Anticyclone ?
Sylvie Cassauba : Nous utilisions déjà, pour la production des comptes-rendus, la solution de dictée numérique mise au point par Anticyclone : les praticiens de l’Institut Bergonié y accédaient à partir du Dossier Patient Informatisé (DPI), puis les secrétaires médicales récupéraient les fichiers audio pour les retranscrire et remettre le texte en forme. En 2016, la direction a souhaité compléter cet outil par une solution de reconnaissance vocale, afin que les secrétariats consacrent moins de temps à la frappe – une tâche somme toute chronophage et sans véritable valeur ajoutée. Nous avons donc testé une solution déjà déployée dans deux autres CLCC, et pour laquelle nous avions des retours positifs. Associant un chirurgien, un radiothérapeute et un oncologue, ce premier essai n’a toutefois pas été concluant. Nous nous sommes alors tournés vers Anticyclone, notre partenaire historique. Testée dans les mêmes conditions et par les mêmes utilisateurs que le pilote précédent, sa solution a rapidement été validée. Les praticiens ont en effet estimé que cet outil, constitué du workflow de dictée numérique Dic’T et du moteur de reconnaissance vocale médicale SpeechMagic, était en meilleure adéquation avec leurs besoins. Sa prise en main était en outre facilitée puisqu’ils sont déjà familiarisés avec son interface. 

Vous avez donc souhaité généraliser cette solution à l’ensemble des praticiens de l’Institut.
Nous avons choisi de procéder par spécialités, afin de déployer successivement les différents dictionnaires médicaux intégrés dans le moteur de reconnaissance vocale. La solution d’Anticyclone a ainsi été mise en place d’abord pour les chirurgiens, puis les radiothérapeutes et les oncologues du sein. Nous la déployons actuellement auprès des autres spécialités telles que l’hématologie, la pneumologie, l’uro-oncologie et l’anesthésie avant de couvrir l’anapathologie et, éventuellement, les psychologues et les assistantes sociales. Les utilisateurs, médecins comme secrétaires, sont formés par les équipes d’Anticyclone au fur et à mesure du déploiement : leur expertise nous a en effet semblé précieuse pour assurer le succès de ce projet stratégique. D’autant qu’ils connaissent bien leur produit et leur public, et savent se rendre disponibles pour répondre au mieux aux attentes des utilisateurs.
 
Quelle organisation avez-vous retenu pour la production des comptes-rendus médicaux ?
Nous souhaitions perturber le moins possible les habitudes de travail des médecins, et avons donc choisi de conserver l’organisation déjà en place pour la dictée numérique. Plus concrètement, la solution d’Anticyclone est directement accessible par appel contextuel via le DPI. Le médecin sélectionne un modèle documentaire, dont certains champs sont immédiatement pré-remplis à partir des données du DPI. Il peut alors dicter son compte-rendu et voir le texte s’afficher au fur et à mesure par reconnaissance vocale. Il n’y apporte toutefois aucune correction. C’est ensuite la secrétaire médicale qui, à partir du logiciel d’Anticyclone, relit le document en écoutant simultanément le fichier audio associé. Elle peut dès lors y apporter les corrections nécessaires, avant de le retransmettre au praticien pour validation puis l’intégrer au DPI. Nous devrons prochainement automatiser cette dernière étape. Les comptes-rendus validés sur le logiciel d’Anticyclone seront alors directement injectés par flux normé dans le DPI concerné.

Comment cette organisation a-t-elle été accueillie par les utilisateurs ?
Pour les médecins, la mise en place de la reconnaissance vocale n’a pas eu d’impact majeur, si ce n’est qu’ils ont dû légèrement adapter leurs habitudes de dictée afin d’intégrer quelques mots-clés – il leur faut par exemple dire « insérer le nom du patient » plutôt que de le citer eux-mêmes. Ils l’ont donc rapidement adoptée. Côté secrétaires, les quelques appréhensions de départ ont vite été levées lorsqu’elles se sont rendues compte du gain de temps apporté par la reconnaissance vocale. D’autant qu’il s’agit d’une démarche vertueuse : la création de l’empreinte vocale de chaque médecin dépend du travail des secrétaires. Basé sur un moteur intelligent, le système s’améliore au fur et à mesure des corrections. Donc si, durant les premières semaines, ces corrections sont convenablement réalisées, le taux de reconnaissance se précise et les secrétaires voient leur charge de travail progressivement diminuer. Des bénéfices rapidement perceptibles, qui facilitent sensiblement leur adhésion. Cette technologie, qui était à l’origine voulue par la direction générale, est désormais réclamée par les praticiens et les secrétaires médicales qui n’en bénéficient pas encore. Il s’agit là d’un bon indicateur quant à son acceptation par le terrain. Même ceux qui étaient les plus réfractaires au départ sont aujourd’hui convaincus !
 
Quels sont à votre sens les principaux atouts de la solution d’Anticyclone ?
D’abord l’évolutivité des dictionnaires médicaux de spécialités, régulièrement enrichis par les équipes d’Anticyclone à partir des termes utilisés par nos praticiens mais non reconnus par le moteur de reconnaissance vocale. Il s’agit d’ailleurs un atout qu’Anticyclone cultive, à juste titre, en mobilisant ses forces vives pour que ses clients n’aient pas à effectuer ces mises à jour eux-mêmes. Une autre force a trait à la qualité des formations proposées aux utilisateurs, et à la grande disponibilité des équipes Anticyclone qui ont su s’adapter aux exigences de chacun. Une piqûre de rappel est systématiquement effectuée un mois après chaque déploiement : les formateurs reviennent dans les services concernés et réajustent au besoin les pratiques par rapport à la réalité du terrain. Pour résumer, Anticyclone propose une solution à la fois techniquement aboutie et portée par des équipes investies et réactives. Nous avons trouvé là un très bon partenaire !

À rencontrer sur la Paris Healthcare Week, stand L 38

Plus d'informations : http://anticyclone.info

Interview publiée dans le numéro 39 d'Hospitalia, à consulter en intégralité ici.
 

Associée à SpeechMagic, un moteur de reconnaissance vocale éprouvé et hautement performant, la solution Dic’T intègre plusieurs modules. Pouvez-vous nous les détailler ?
Olivier de Souza : Anticyclone a conçu Dic’T comme une solution transversale de dictée numérique et de reconnaissance vocale, adressant les besoins des différents métiers en charge de la production documentaire médicale. Les médecins disposent ainsi d’un module « Dicteur » nativement intégré au Dossier Patient Informatisé (DPI), qui leur permet de créer un compte-rendu directement rattaché à l’identité et au contexte du patient. Le fichier sonore et sa traduction en texte dans le cas de la reconnaissance vocale sont ensuite cryptés et stockés sur un serveur central, auquel les secrétariats médicaux accèdent via un module « transcripteur » pour un contrôle et d’éventuelles corrections. Ne reste plus au praticien qu’à valider le compte-rendu et y apposer sa signature numérique. Le document est aussitôt enregistré dans le DPI et les différentes applications métier, et mis à disposition du patient et de ses médecins. Ces deux modules constituent le cœur du système principal. Un module « pilotage » est en outre destiné aux administrateurs en charge de la coordination des ressources secrétariats. Il leur permet d’éditer des statistiques et des tableaux de bord, par exemple pour gérer les alertes en cas de dépassement des délais règlementaires et ajuster les ressources de production. 

Quels enjeux spécifiques adresse cette solution aujourd’hui déployée dans plus d’une centaine d’établissements de santé ?
Utilisée au quotidien par plus de 19 000 médecins et secrétaires, Dic’T associée à la reconnaissance vocale permet de réduire de 75% la charge de production documentaire comparée à l’utilisation de cassettes, tout en améliorant la qualité de ces documents dans le respect des exigences en vigueur (identito-vigilance, tenue du dossier patient, délai d’envoi du courrier de fin d’hospitalisation, etc.). Les établissements de santé peuvent dès lors améliorer le service rendu aux patients et aux prescripteurs en leur remettant des comptes rendus produits au fil de l’eau. En rationnalisant les processus de production documentaire, les établissements peuvent réaffecter les ressources dédiées à la saisie vers des tâches à plus forte valeur ajoutée comme l’accueil patient, la prise d’appels téléphoniques, la cotation, l’admission dans les pôles, etc.

Quelle est exactement la place de la reconnaissance vocale dans votre activité ?
Notre expertise de la reconnaissance vocale est un atout majeur pour la société. 4 000 médecins de 54 spécialités différentes utilisent au quotidien la reconnaissance vocale pour la production des courriers dans Dic’T, soit 30% de nos médecins utilisateurs. Un des facteurs clés de succès est le rôle de la secrétaire dans l’optimisation du profil de reconnaissance vocale du médecin. Une fois ce profil optimisé, le médecin a la capacité d’alimenter à la voix, dans de très bonnes conditions, les champs du dossier Patient. 

Quelles sont à votre sens les principales forces de cette solution ?
Le système se démarque par sa grande ergonomie, plébiscitée par les utilisateurs. Ceux-ci n’y ont d’ailleurs pas seulement recours pour la production des comptes rendus médicaux. Rapidement, le médecin a la possibilité de dicter directement dans tous logiciels. Le gain de temps et d’immédiateté s’étend aux mails, aux logiciels tiers utilisés, et surtout au DPI (notamment la saisie vocale des observations). C’est là un atout de taille, puisque ces données sont non seulement plus exhaustives, mais elles sont aussi immédiatement mises à disposition des autres acteurs hospitaliers. La qualité, la sécurité et la continuité des soins sont alors considérablement renforcées. Le workflow Dic’T a une autre force : sa très large couverture fonctionnelle, qui lui permet d’adresser les besoins de l’ensemble des spécialités MCO ayant une activité de production documentaire. La solution d’Anticyclone a enfin été pensée pour s’adapter aux pratiques hospitalières, en autorisant la mise en place de plusieurs types d’organisations. L’établissement de santé a dès lors toute latitude pour orienter le cheminement de la production documentaire en fonction de ses spécificités propres.

Quel accompagnement est ici offert par Anticyclone ?
Proposant une solution clés en mains, Anticyclone accompagne les équipes hospitalières tout au long du processus déploiement du système Dic’T. Nous pouvons d’ailleurs être force de proposition, puisque notre présence au sein de nombreux établissements de santé nous donne une vision des différentes organisations possibles et de la démarche projet la mieux appropriée au contexte de l’établissement. Cette présence sur le terrain a fait ses preuves avec plus de 100 déploiements menés avec succès, de la simple dictée numérique jusqu’à des opérations plus ambitieuses de généralisation de la reconnaissance vocale. Par ailleurs, un module « e-learning » est proposé en option, et permet aux utilisateurs de découvrir ou de mieux maîtriser certaines fonctionnalités en toute autonomie. Ce module est particulièrement apprécié pour gérer les formations liées au flux semestriel d’arrivée des internes largement impliqués dans la production documentaire. 

Pour finir, en quoi votre solution est-elle en adéquation avec les enjeux soulevés par la création des Groupements Hospitaliers de Territoire (GHT) ?
Le système s’est, dès sa création, inscrit à la fois dans une logique de mobilité des acteurs, médecins et secrétaires, dans des établissements mono ou multi-sites, et dans une logique de transversalité par rapport aux différents DPI disponibles sur le marché.  Le principe de convergence SIH prendra pour aboutir un certain nombre d’années au cours desquelles différents DPI cohabiteront au sein d’un territoire. Dans ce laps de temps, la solution Dic’T, avec plus de 30 intégrations en production (SIH/admission/logiciels métiers), s’inscrit comme un outil territorial de production documentaire. Notre solution est déjà adaptée au médecin intervenant sur différentes entités du GHT et lui permet de s’appuyer sur les ressources secrétaires disponibles quelle que soit leur localisation.