Dans quel contexte ce partenariat avec Konica Minolta a-t-il été initié ?
Jérôme Kozlowski : Le projet a vu le jour avec le déménagement vers le nouvel Hôpital de Saclay, ouvert en juin 2024. L’absence d’un espace de stockage suffisant pour les archives médicales a rendu la numérisation des dossiers patients indispensable. Dès 2022, nous avons engagé une phase d’acculturation au projet de Dematique, explorant ses aspects techniques et organisationnels. Après un sourçage, Konica Minolta a été sélectionné pour sa capacité à offrir une prestation complète. Outre les équipements de numérisation, nous avions en effet besoin d’une expertise pour structurer un plan de classement efficace. L’objectif était d’éviter une numérisation fastidieuse page par page, ou une numérisation monolithique qui complexifierait la recherche de l’information médicale. Konica Minolta nous a donc accompagnés dans la définition d'un plan de classement logique, organisé en 26 grandes catégories, ainsi que dans l'élaboration d'un référentiel documentaire. Un atelier de numérisation a ensuite été mis en place sur le site de Longjumeau, géré par ses équipes.
Comment s’est déroulée la production une fois l'atelier en place ?
L'activité a démarré en septembre 2023 avec un objectif de 15 000 dossiers, soit environ 2,8 millions de pages numérisées en neuf mois. Toutefois, la complexité des dossiers a prolongé cette première phase, entièrement réalisée par Konica Minolta, à douze mois. Aujourd’hui, l’atelier est géré par les agents des archives, qui ont été accompagnés dans cette transition. Ils numérisent en priorité les dossiers demandés par les services de soins et les documents des patients sortants, soit un total de 21 000 dossiers numérisés à ce jour. Nous avons, bien sûr, mis en place plusieurs dispositifs de contrôle pour assurer la qualité de cette prestation. Ainsi, une API développée en interne permet d’interroger différentes bases de données (patients, transfusions, décès) pour garantir l’identitovigilance. Par ailleurs, des contrôles aléatoires vérifient la qualité de la numérisation avant l’enregistrement des dossiers dans notre solution d'archivage électronique. Aujourd’hui, les dossiers numérisés peuvent être appelés à partir du Dossier Patient Informatisé (DPI), et une intégration supplémentaire est en cours pour encore plus de fluidité.
Quels sont les principaux bénéfices de cette transformation ?
Nous avons réduit les déplacements entre services et zones de stockage, permettant aux secrétariats médicaux de se recentrer sur l’accueil et l’information des patients. L’accès aux dossiers est plus rapide et leur consultation simultanée est facilitée. La réduction des espaces de stockage et des transports vers les tiers-archiveurs génère aussi une économie substantielle. Enfin, les pratiques médicales évoluent : les médecins consultent majoritairement les dossiers numériques et ont de moins en moins recours aux dossiers papiers. Nous réfléchissons déjà aux étapes suivantes, pour poursuivre la réduction du papier. Nous voulons par exemple accroitre la production de documents numériques natifs pour limiter le recours à la numérisation. Nous envisageons aussi de connecter les appareils biomédicaux et de permettre aux patients d'envoyer leurs documents sous format dématérialisé, car ce projet s’inscrit, in fine, dans une stratégie plus large de digitalisation de notre hôpital.
> Article paru dans Hospitalia #69, édition de mai 2025, à lire ici
Jérôme Kozlowski : Le projet a vu le jour avec le déménagement vers le nouvel Hôpital de Saclay, ouvert en juin 2024. L’absence d’un espace de stockage suffisant pour les archives médicales a rendu la numérisation des dossiers patients indispensable. Dès 2022, nous avons engagé une phase d’acculturation au projet de Dematique, explorant ses aspects techniques et organisationnels. Après un sourçage, Konica Minolta a été sélectionné pour sa capacité à offrir une prestation complète. Outre les équipements de numérisation, nous avions en effet besoin d’une expertise pour structurer un plan de classement efficace. L’objectif était d’éviter une numérisation fastidieuse page par page, ou une numérisation monolithique qui complexifierait la recherche de l’information médicale. Konica Minolta nous a donc accompagnés dans la définition d'un plan de classement logique, organisé en 26 grandes catégories, ainsi que dans l'élaboration d'un référentiel documentaire. Un atelier de numérisation a ensuite été mis en place sur le site de Longjumeau, géré par ses équipes.
Comment s’est déroulée la production une fois l'atelier en place ?
L'activité a démarré en septembre 2023 avec un objectif de 15 000 dossiers, soit environ 2,8 millions de pages numérisées en neuf mois. Toutefois, la complexité des dossiers a prolongé cette première phase, entièrement réalisée par Konica Minolta, à douze mois. Aujourd’hui, l’atelier est géré par les agents des archives, qui ont été accompagnés dans cette transition. Ils numérisent en priorité les dossiers demandés par les services de soins et les documents des patients sortants, soit un total de 21 000 dossiers numérisés à ce jour. Nous avons, bien sûr, mis en place plusieurs dispositifs de contrôle pour assurer la qualité de cette prestation. Ainsi, une API développée en interne permet d’interroger différentes bases de données (patients, transfusions, décès) pour garantir l’identitovigilance. Par ailleurs, des contrôles aléatoires vérifient la qualité de la numérisation avant l’enregistrement des dossiers dans notre solution d'archivage électronique. Aujourd’hui, les dossiers numérisés peuvent être appelés à partir du Dossier Patient Informatisé (DPI), et une intégration supplémentaire est en cours pour encore plus de fluidité.
Quels sont les principaux bénéfices de cette transformation ?
Nous avons réduit les déplacements entre services et zones de stockage, permettant aux secrétariats médicaux de se recentrer sur l’accueil et l’information des patients. L’accès aux dossiers est plus rapide et leur consultation simultanée est facilitée. La réduction des espaces de stockage et des transports vers les tiers-archiveurs génère aussi une économie substantielle. Enfin, les pratiques médicales évoluent : les médecins consultent majoritairement les dossiers numériques et ont de moins en moins recours aux dossiers papiers. Nous réfléchissons déjà aux étapes suivantes, pour poursuivre la réduction du papier. Nous voulons par exemple accroitre la production de documents numériques natifs pour limiter le recours à la numérisation. Nous envisageons aussi de connecter les appareils biomédicaux et de permettre aux patients d'envoyer leurs documents sous format dématérialisé, car ce projet s’inscrit, in fine, dans une stratégie plus large de digitalisation de notre hôpital.
> Article paru dans Hospitalia #69, édition de mai 2025, à lire ici
Konica Minolta est un acteur majeur dans le domaine des solutions et services informatiques et un partenaire stratégique de référence pour la transformation numérique des établissements de santé en France. Grâce à une offre complète, intégrée et complémentaire, Konica Minolta apporte des réponses concrètes aux enjeux du secteur de la santé : solutions et services d’impression – dématérialisation des documents – gestion de contenu – hébergement des données de santé certifié HDS et iso 27001– cyber-résilience – sécurisation des biens, des personnes et des infrastructures – radiologie numérique de grande précision. Les équipements, solutions et services de Konica Minolta sont référencés auprès du RESAH, de la CAIH et de la CANUT.