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Quand la qualité de l’accueil à l’hôpital devient... le premier soin

Rédigé par Rédaction le Mercredi 29 Juin 2016 à 09:27 | Lu 320 fois


À l’hôpital de Troyes ou au Centre hospitalier de Brest, le service public fait évoluer son regard et repense sa stratégie d’accueil des patients et de leurs proches. L’Académie du Service, cabinet conseil leader en France pour le développement de la culture du service et l'amélioration de la relation client, a accompagné ces deux établissements dans leur projet de service, pour optimiser les conditions d’accueil, ainsi que la gestion du temps d’attente et faire de la prise en charge une expérience plus agréable.


« Les hôpitaux publics réalisent que, face à la concurrence du privé, la qualité de l’accueil peut devenir l’un des axes fondamentaux du projet d’établissement, à l’instar de ce qui s’est fait dans d’autres services publics, tels que la Poste ou la SNCF. Il y a non seulement un fort enjeu en termes d’attractivité pour l’hôpital mais c’est aussi un formidable moyen de redonner du sens aux missions des personnels », souligne le PDG de l’Académie du Service, Jean-Jacques Gressier. 

Quand la qualité de l’accueil à l’hôpital devient... le premier soin

À Troyes, un diagnostic à partir de parcours « client »

« Face à la nécessité d’un diagnostic approfondi, nous nous sommes immergés au cœur de ces établissements, dans la peau d’un usager, explique Claire Bonniol, directrice associée de l’Académie. L’enjeu était de prendre soin des patients au-delà des soins purement médicaux et de définir une stratégie globale d’accueil qui puisse être déclinée de manière homogène dans les différents sites et que les acteurs hospitaliers concernés – soignants comme administratifs – puissent s’approprier aisément ».
 
À Troyes, la démarche entamée s’est traduite rapidement par la mise en œuvre de premières préconisations : installation de bornes distribuant des tickets pour fluidifier l’attente, création d’une direction de l’accueil et de l’hôtellerie et rénovation du site internet dans le but de rendre celui-ci plus intuitif et plus accueillant.
 
Sur le point majeur des comportements, l’Académie du Service a co-construit un référentiel d’accueil avec le personnel, afin de définir des paroles, des gestes et des actes tenables simples à incarner dans chaque situation de service. « Il était important que ce travail se fasse en co-construction avec les équipes au contact direct des clients. Nous avons pour cela défini une promesse, des rituels associés ainsi qu’une charte en quatre principes : ‘sourire, se présenter, s’enquérir, solutionner’ », explique Mélanie Desvaux, chef de projet à l’Académie du Service.
 
« Ces quatre S formalisent ce que certains pratiquaient déjà instinctivement. Il nous a semblé nécessaire que cela devienne une philosophie qui imprègne l’action quotidienne de tous, souligne pour sa part Frédéric Lutz, directeur de l’accueil et de l’hôtellerie au Centre hospitalier de Troyes. Pour y parvenir, il est important d’enclencher la dynamique de leur diffusion à travers une concrétisation en gestes opérationnels. Nous développons ainsi une nouvelle culture de service au sein de notre établissement : la qualité de l’accueil, l’attention portée à chaque client devient une nouvelle valeur du ‘service public’ qui nous anime ».
 
Certes, les usagers étaient déjà majoritairement satisfaits de l’accueil. « Mais, à l’hôpital plus qu’ailleurs, le patient attend une relation particulièrement humaine. Ses émotions ou sa fragilité sont parfois mis au second plan par un personnel pris par des contraintes opérationnelles fortes », remarque Mélanie Desvaux.

Au CHRU de Brest, les urgences deviennent un laboratoire

Au Centre hospitalier régional universitaire de Brest, la modernisation des urgences a été l’occasion de développer une politique de marketing des services, adapté au milieu atypique du soin.
 
« Notre volonté est de transformer l’image que les Brestois peuvent avoir de l’hôpital public. Notre fil conducteur a été de rechercher l’absence de stress. Notre politique de service a été définie comme un élément de réponse à cette problématique, en cohérence avec le travail réalisé sur l’aspect architectural, ainsi que sur les couleurs et les matériaux de notre décoration intérieure. L’idée était de faire des urgences un laboratoire afin d’identifier comment mettre en place et développer une stratégie de services particulière, puis de la déployer au sein de l’ensemble de l’hôpital », explique Christelle Collec, directrice adjointe du CHRU et responsable du pôle Relations Clients.
 
L’objectif premier est de mieux gérer l’attente et la prise en charge afin de diminuer le stress des patients et des accompagnants. Un travail de co-construction avec les équipes au contact des patients a été lancé pour définir au sein d’une « Charte de service » les services, les règles de « savoir-être » et de conduite, les attitudes, les mots, et les marques d’attention à mettre en œuvre.
 
Cette initiative s’est immédiatement traduite par des améliorations simples mais fortement appréciées : installation d’une borne de rechargement wi-fi, fourniture de couvertures plus agréables, modification des étiquettes sur les blouses des personnels pour une meilleure identification, etc.
 
L’un des premiers temps forts a consisté aussi à engager les médecins tôt dans le projet. « Les impliquer dès le départ est une bonne pratique car cela facilite l’adhésion générale et le déploiement du projet de service », commente Pauline Raspail, directrice de projet à l’Académie du Service.
 
Des référents et l’ensemble des personnels ont ensuite été formés aux comportements de service pour incarner, à travers des attitudes requises, un projet de service commun. « Les collaborateurs ont beaucoup apprécié cette occasion de se reposer la question de la relation à l’autre, qui est au fondement de leur métier », note Christine Collec, directrice adjointe du CHRU et responsable du pôle Relations Clients. 

À propos de l'Académie du Service

L'Académie du Service est le leader en France du conseil aux entreprises pour le développement de la culture du service et l'amélioration de la relation client. Le cabinet développe des expertises en marketing des services, en management et en pédagogies comportementales, et mène une activité de recherche appliquée sur le service en propre et par le biais de sa Fondation Service Lab.
 
Son offre aux entreprises repose sur quatre piliers : le conseil en stratégie de service, la formation aux comportements de management et de relation client, la conduite de projets opérationnels visant à renforcer la culture de service et la qualité de la relation client, ainsi que l'accompagnement à la création ou à la transformation d'universités d'entreprise.
 
Fondé en 2004, le cabinet compte plus de 250 références prestigieuses en France et à l'international, dans tous les secteurs d'activité.
En savoir plus : www.academieduservice.com  
Le blog : www.blog-cultures-services.com  




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