La mutualisation et l’externalisation du dossier patient informatisé dans les hôpitaux de proximité, une démarche innovante proposée par l’Agence Régionale de Santé Rhône-Alpes

L’objectif principal de cette démarche était de permettre à ces établissements de petite taille de mettre en place d’un circuit du médicament sécurisé (depuis la prescription jusqu’à l’administration aux patients), d’assurer une meilleure traçabilité des soins et de partager les informations entre les différents professionnels de santé.
 
Le Dossier patient informatisé (DPI) en mode externalisé a été privilégié afin de permettre aux nombreux établissements non pourvus d’équipe informatique de disposer en permanence de l’outil DPI. Cela, sans avoir à l’administrer et à un coût inférieur à une solution en autogestion.

Les 15 établissements de santé, représentant environ 2300 lits (médecine, soins de suite, périnatalité, établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes) se sont regroupés au sein d’un groupement de commandes dénommé « DPI HL RA ».
 
Cette initiative n’avait pas de précédent dans le secteur de la santé en France ; c’est pourquoi il a été décidé d’adjoindre les compétences d’une Assistance à maitrise d’ouvrage financée par l’Agence Régionale de Santé.
 
Elle a permis la rédaction du programme fonctionnel, la conduite du dialogue compétitif entre les éditeurs, et enfin, les opérations de déploiement du DPI dans les 15 établissements sur une durée de 18 mois. La Société Softway Médical, agréée comme hébergeur de données de santé, a été retenue pour son produit « Hôpital Manager » avec l’ensemble des fonctionnalités exigées dans le cahier des charges.

Suite à une démarche de conduite du changement, chaque établissement a constitué une équipe projet. Un chef de projet et des référents « paramétrage » ont ainsi pu mener à bien les opérations de formation des utilisateurs et assurer de déploiement de la solution.
 
La mutualisation a été très importante dès le début de la mise en œuvre du projet. Au cours de leur formation, les cinq premiers établissements ont travaillé durant plusieurs semaines avec l’éditeur à l’élaboration d’un tronc commun de paramétrage. Ce travail préliminaire a largement facilité le déploiement du logiciel dans les dix autres établissements.
 
Début 2011, un interlocuteur chargé de la coordination fonctionnelle du projet « DPI HL RA » représentant les chefs de projet auprès de la société Softway Médical a été mis à disposition afin de coordonner les actions communes mises en œuvre - ou à mettre en œuvre- au sein des établissements dans le cadre de la mutualisation.

Les statistiques communiquées par Softway Médical en termes de nombre de connexions simultanées, ou en nombre de lignes de prescription, démontrent une réelle appropriation du logiciel par les utilisateurs. L’intégration de nouveaux processus, par la mise en place de cet outil informatisé, a permis une remise en place des procédures. Chaque acteur a vu ses tâches définies et participe ainsi à l’efficacité des soins aux patients.
 
Grâce à l’hébergement bien maîtrisé, le taux de disponibilité du service dépasse les 99 %, faisant de lui un outil performant à disposition des équipes pour un travail dans de bonnes conditions.
 
Cette opération a pu se réaliser avec succès grâce à l’aide technique et financière de l’Agence Régionale de Santé Rhône-Alpes qui a assurée le financement d’un assistant à maîtrise d’ouvrage et d’une assistance juridique. Elle a également soutenu les 15 établissements membres du groupement par la prise en charge des surcoûts engagés dans les conditions équivalentes à celles du Plan Hôpital 2012.
 
Le groupement « DPI HL RA » a évolué en septembre 2013 en groupement de coopération sanitaire de moyens.
 
Le contrat d’objectifs du groupement prévoit notamment l’accueil de nouveaux adhérents, la participation à l’opération de dématérialisation des échanges de données entre les hôpitaux et les cabinets de médecins libéraux et autres professionnels de santé par l’intermédiaire de la plateforme « Système d’information en santé en Rhône-Alpes » -SISRA (outil « Zéro papier en Rhône-Alpes » -ZEPRA) ou encore la participation au projet Trajectoire EHPAD en tant que structure- test.

-  Ardèche : CH Tournon, CH de St Félicien, CH Le Cheylard, CH de Serrières ;
 -  Isère : CH de Beaurepaire, CH de St Geoire en Valdaine, CH de Morestel ;
 -  Loire : CH de Pélussin, CH de Boen, CH de St Pierre de Bœuf ;
 -  Rhône : CH de Belleville, Hôpital de l’Arbresle –ESPIC ;
 -  Savoie : CH de St Pierre d’Albigny ;
-  Haute –Savoie : CH de La Roche sur Foron, CH de Reignier